ANALISIS JABATAN DAN ANALISIS BEBAN KERJA

1. Pendahuluan

Fungsi atau kegiatan pertama dalam manajemen kepegawaian adalah mendapatkan orang-orang untuk mengisi organisasi. Dalam organsisasi yang besar untuk mendapatkan orang-orang itu pada umumnya diserahkan kepada para ahli, c.q. Seksi penerimaan pegawai dari bagian pegawai. Dalam organisasi yang kecil, tiap pemimpin dapat melakukan sendiri penarikan tenaga kerja (recruitment), seleksi dan penempatan, tanpa bantuan para ahli.
Dalam kedua-duanya hal ada langkah penting yang perlu dilakukan sebelum penarikan tenaga kerja, yakni menentukan jenis atau kualitas pegawai yang diinginkan untuk masing-masing jabatan dan rincian mengenai jumlahnya yang nanti aka diserahi masing-masing jabatan itu. Jadi langkah pertama dalam manajemen kepegawaian adalah mendapatkan orang-orang yang tepat, baik mengenai kualitas maupun mengenai kuantitasnya.
Metode yang lazim dipergunakan untuk menentukan jenis atau kualitas tenaga kerja yang diperlukan disebut analisis jabatan, sedangkan metode yang lazim dipergunakan untuk menentukan jumlah atau kuantitas tenaga kerja yang diperlukan disebut work-load analysis (analisis beban kerja) dan time study (studi waktu).
Kegiatan-kegiatan atau fungsi-fungsi manajemen kepegawaian itu luas sekali, meliputi antara lain :

1. Analisis jabatan
2. Analisis beban kerja
3. Penilaian jabatan
4. Penentuan sumber pegawai
5. Penarikan tenaga kerja
6. Ujian
7. Seleksi
8. Penempatan
9. Induksi dan orientasi
10. Pelatihan/pendidikan
11. Penilaian kecakapan pegawai
12. Kenaikan dan penurunan gaji
13. Kenaikan dan penurunan jabatan
14. Pemindahan
15. Pemberhentian
16. Kesejahteraan pegawai
17. Pengawasan pegawai
18. Pemensiunan dan sebagainya

Dengan demikian analisis jabatan itu hanya merupakan salah satu kegiatan dalam manajemen kepegawaian. Analisis jabatan itu sangat penting dalam manajemen kepegawaian dan merupakan kegiatan atau fungsi yang paling luas, karena hasilnya dapat dipergunakan untuk hampir seluruh program kepegawaian.

2. Istilah Analisis Jabatan

Analisis jabatan adalah terjemahan dari bahasa inggris “job analysis”. Istilah “job analysis” sebenarnya telah beberapa puluh tahun yang lalu dipergunakan untuk menggambarkan studi waktu (time studies) dari F.W. Taylor.
Taylor, Bapak “manajemen ilmiah” menyarankan agar dalam menyelesaikan suatu jabatan, jabatan itu dibagi dalam pelaksanaan-pelaksanaan yang sesederhana-sederhananya dan menentukan waktu dari pelaksanaan-pelaksanaan ini dengan harapan dapat mempercepat penyelesaian jabatan melalui penyederhanaan kerja dan dorongan upah.
F.B. dan L.M. Gilberth membagi jabatan dalam gerakan-gerakan yang lebih mudah yang mereka analisis guna mengatur gerakan-gerakan pekerja yang lebih efsien, lebih mudah, dan ekonomis, untuk menemukan “cara yang paling baik” dalam menyelesaikan suatu jabatan.
Hampir setiap studi mengenai jabatan disebut “job analysis”, tetapi job analysis (analisis jabatan) yang dimaksud disini adalah lebih luas daripada studi gerak dan waktu dari Taylor dan F.B./L.M. Gilberth.
Pada pokoknya studi gerak dan waktu hanya mempelajari jabatan, sedangkan analisis jabatan selain mempelajari jabatan, juga mempelajari syarat-syarat orangnya yang diperlukan untuk dapat menyelesaikan jabatan itu dengan sebaik-baiknya.
Job analysis adalah istilah bahasa inggris yang belum/tidak mendapat terjemahan yang sama dalam bahasa indonesia. Ada yang menterjemahkan analisis tugas (Hadiporwono dalam bukunya Tata Personalia), ada yang menterjemahkan analisa jabatan (Drs. M. Manullang dalam bukunya Manajemen Personalia) dan ada pula yang menterjemahkan analisa pekerjaan (Drs. D.S. Widodo dalam bukunya Analisa Pekerjaan). Disini kita menggunakan istilah analisis jabatan, suatu istilah yang dipergunakan juga oleh Lembaga Administrasi Negara.

3. Pengertian Job dan Istilah-Istilah Lain Yang Ada Hubungannya

Job analysis terdiri dari 2 perkataan : Job dan Analysis. Job seperti yang telah dikemukakan, ada yang menterjemahkan tugas, ada yang menterjemahkan jabatan, dan ada pula yang menterjamahkan pekerjaan. Analysis berasal dari kata to analyse yang berarti memisahkan atau menguraikan. Dalam job analssi itu kita memisahkan job (jabatan) menjadi bagian-bagian job yang kita sebut task (bagian atau unsur jabatan). Ada pula istilah bahasa inggris position. Job, position, task, masing-masing sering diterjemahkan “pekerjaan”. Dalam membicarakan job analysis, ketiga istilah tersebut perlu kita beda-bedakan, karena kalau tidak demikian adalah sulit membicarakan job analysis itu dengan jelas.
Task adalah suatu kesatuan pekerjaan (a unit of work) atau suatu kegiatan manusia yang dilakukan untuk suatu tujuan tertentu. Task adalah 1 (satu) bagian atau 1 (satu) unsur dari suatu position. Atau dengan perkataan lain 1 (satu) position itu terdiri dari beberapa task.
Position adalah sekelompok task yang dilakukan hanya oleh seorang pegawai. Dengan demikian dalam suatu orgabisasi banyaknya position adalah sama dengan banyaknya pegawai. Dale Yoder dalam bukunya yang berjudul “Personnel Management and Industrial Relations” menyatakan bahwa “A position is a job performed by and hence related to a particular employee”. Jadi menurut Dale Yoder suatu position itu adalah suatu job yang dilakukan oleh seorang pegawai tertentu dan oleh karena itu berhubungan dengan seorang pegawai terentu itu.
Istilah position kadang-kadang dipergunakan sebagai istilah yang sama artinya dengan job, meskipun sebenarnya ada perbedaan antara kedua istilah tersebut.
Job dapat dirumuskan sebagai sekelompok position yang sama dalam suatu perusahaan. Apabila beberapa orang mengerjakan pekerjaan yang sama, masing-masing dikatakan mempunyai job yang sama, tetapi position yang berbeda. Dalam suatu perusahaan jumlahnya position adalah lebih besar daripada jumlah job. Position berarti beberapa task yang dilakukan seorang pegawai tanpa memandang apakah pekerjaan itu bereda dengan pekerjaan dari lain-lain pegawai. Jadi seorang pegawai mempunyai position, tetapi mungkin ada banyak position yang sama sehingga merupakan 1 (Satu) job.
Otts dan Leukart memberi definisi job sebagai “A gorup of positions involving substantially the same duties, skills, knowledges, and responsibilities”. Job didefinisikan sebagai sekelompok position yang mengandung banyak persamaan dalam tugas-tugas, kecakapan-kecakapan, pengetahuan-pengetahuan, dan tanggung jawab-tanggung jawab. Selanjutnya dikatakannya bahwa job itu tidak berhubungan dengan orang perseorangan, sedangkan position itu berhubungan dengan orang perseorangan. Job menunjukan apa yang dilakukan, bukannya orang atau orang-orang yang mengerjakan.
Analisis jabatan adalah suatu prosedur, melalui mana fakta-fakta yang berhubungan dengan masing-masing jabatan diperoleh atau dikumpulkan dan dicatat secara sistematis. Analisis jabatan menyelidiki tugas-tugas, proses-proses, tanggung jawab-tanggung jawab, kondisi-kondisi kerja dan syarat-syarat perseorangan. Analisis jabatan berhubungan dengan jabatan dan syarat-syarat mengenai orangnya untuk melakukan jabatan itu dengan sebaik-baiknya.
Analisis pemegang jabatan (worker analysis) adalah suatu istilah yang hendaknya dibedakan dengan analisis jabatan, meskipun perbedaanya hanya terletak dalam hal memberikan tekanan atau titik beratnya. Analisis jabatan menitikberatkan pada mendapatkan fakta-fakta yang berhubungan dengan jabatan, termasuk syarat-syarat dari masing-masing jabatan yang berhubungan dengan kualitas atau mutu perseorangan yang diperlukan oleh seorang pegawai untuk melakukan jabatan itu dengan sukses.
Analisis pemegang jabatan menitikberatkan studi jabatan dalam hubungannya dengan pemegang jabatan, menitikberatkan pada syarat-syarat pegawai yang diperlukan untuk tiap jabatan dengan menggunakan ujian-ujian badanlah, rokhaniah, wawancara, dan sebagainya. Analisis pemegang jabatan merupakan suatu teknik yang dipergunakan terutama sebagai dasar untuk penempatan.
Studi gerak (motion study) adalah suatu proses menganalisis suatu jabatan untuk memperoleh metode mengerjakan jabatan atau bagian-bagian daripadanya dengan metode yang semudah-mudahnya, yang sefektif-efektifnya dan yang seekonomis-ekonomisnya. Studi gerak ini sering dikacaukan dengan analisis jabatan, karena kedua-keduanya mempelajari jabatan.
Laporan analisis jabatan (job analysis report) adalah suatu ikhtisar informasi yang diperoleh dalam proses analisis jabatan. Pada umumnya laporan analisis jabatan itu mencatat jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang tercantum dalam daftar pertanyaan tentang jabatan (job questionnaires).
Analisis jabatan menghasilkan gambaran dan persyaratan jabatan (job specification atau job recruitment). Gambaran jabatan atau uraian jabatan (job description) adalah suatu informasi yang abstrak yang diperoleh dari laporan analisis jabatan. Gambaran jabatan itu menjelaskan :

1. Apa yang dilakukan
2. Tanggungjawab
3. Kecakapan atau pelatihan/pendidikan yang diperlukan
4. Kondisi, dibawah mana jabatan itu dilakukan dan,
5. Jenis atau kualitas orang yang diperlukan untuk jabatan itu

Gambaran jabatan itu dapat sama dengan laporan analisis jabatan, tetapi pada umumnya gambaran jabatan itu merupakan catatan yang ditulis secara cermat, yang diperoleh dan dikupas dari catatan-catan dalam laporan analisis jabatan.
Gambaran jabatan itu lebih banyak berhubungan dengan jabatan itu sendiri daripada dengan orangnya atau pegawainya. Titik berat gambaran jabatan adalah menggambarkan apa yang dilakukan, menggambarkan kegiatan atau fungsi. Gambaran jabatan merupakan standar fungsi (Standard of function), gambaran jabtan menunjukkan si jabatan (job content).
Spesifikasi jabatan (job specification) atau persyaratan jabatan (job requirement) adalah suatu keterangan tentang syarat-syarat orang minimum yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu jabatan dengan baik. Spesifikasi jabatan merupakan standar pegawai (Standard of personnel), spesifikasi jabatan menunjukan kualitas-kualitas atau mutu-mutu yang diperlukan untuk hasil jabatan yang baik.
Penilaian jabatan (job evaluation) adalah proses menentukan nilai suatu jabatan dibandingkan dengan jabatan-jabatan lain secara sistematis dan teratur. Penilaian jabatan hendaknya dibedakan dengan penilaian orang (man evaluation). Penilaian orang adalah suatu proses, dengan mana mutu atau kualitas pegawai diukur atau dinilai. Penggolongan atau klasifikasi jabatan (job classification) adalah pengelompokkan jabatan-jabatan yang sejenis.

4. Perbedaan Analisis Jabatan dan Studi Gerak

Dimuka telah dikemukakan bahwa studi gerak dan waktu itu pada pokoknya hanya mempelajari jabatan, sedangkan analisis jabatan selain mempelajari jabatan juga mempelajari syarat-syarat mengenai orangnya yang diperlukan untuk menyelesaikan jabatan itu dengan sebaik-baiknya.

• Perbedaan dalam tujuannya.

Tujuan analisis jabatan adalah untuk menggambarkan jabatan. Tujuan studi gerak adalah untuk mengubah dan mempermudah jabatan.

• Perbedaan dalam tugasnya.

Analisis jabatan itu lebih luas daripada studi gerak. Analisis jabatan meliputi tugas-tugas, tanggungjawab – tanggungjawab, kondisi-kondisi kerja dan syarat-syarat perseorangan ,syarat-syarat mengenai orangnya untuk mengerjakan jabatan itu dengan sebaik-baiknya. Studi gerak itu sempit, hanya menyelidiki tugas-tugasnya.

• Perbedaan dalam metode atau teknis yang dipergunakan.

Analisis jabatan mempergunakan daftar pertanyaan (questionnaires), wawancara (interview), buku catatan harian (logs) dan pengamatan (observation). Studi gerak menggunakan pengamatan, pemotretan, dan stopwatch.

• Perbedaan dalam penggunaan hasil-hasilnya.

Hasil analisis jabatan dipergunakan untuk hampir semua program kepegawaian : penerimaan pegawai, seleksi pegawai, pelatihan/pendidikan pegawai, pemindahan, kenaikan jabatan, penyusunan peraturan, gaji, penyusunan struktur organisasi, dan sebagainya. Hasil studi gerak dipergunakan untuk perbaikan metode kerja dan standarisasi kerja.

• Perbedaan dalam siapa yang melaksanakan.

Analisis jabatan dilaksanakan oleh bagian pegawai. Studi gerak dilaksanakan oleh insinyur-insinyur perusahaan.

• Perbedaan dalam tingkat rinciannya.

Analisis jabatan tidak begitu terinci. Studi gerak sangat terinci.

5. Prinsip – Prinsip Analisis Jabatan

Dalam menganalisis jabatan ada beberapa prinsip yang perlu diperhatikan :

1. Analisis jabatan harus memberikan semua fakta yang penting, yang ada hubungannya dengan jabatan. Fakta-fakta mana yang penting tergantung kepada tujuan untuk apa hasilnya akan dipergunakan. Tujuan analisis jabatan akan diuraikan kemudian.
2. Analisis jabatan tunggal harus dapat memberikan fakta-fakta yang diperlukan untuk bermacam-macam tujuan. Apabila untuk masing-masing tujuan dibuat analisis jabatan tersendiri, maka hal ini akan memakan biaya yang besar.
3. Analisis jabatan harus sering ditinjau kembali dan apabila perlu diperbaiki. Dalam organisasi-organisasi yang besar jabatan-jabatan itu tidak statis, sering mengalami perubahan dalam produksi, bahan-bahan, proses-proses, metode-metode atau alat-alat yang dipergunakan. Dalam organisasi-organisasi yang besar demikian itu analissi jabatan dapat merupakan suatu program yang terus menerus.
4. Analisis jabatan harus dapat menunjukkan unsur-unsur jabatan mana yang paling penting diantara beberapa unsur jabatan dalam tiap jabatan. Kadang-kadang jabatan itu mengandung beberapa unsur jabatan yang penting.
5. Analisis jabatan harus dapat memberikan informasi yang teliti dan dapat dipercaya. Untuk menentukan data yang demikian itu memerlukan pelayanan para ahli dalam analisis jabatan (analis jabatan = job analyst).
6. Jenis Informasi Yang Penting Dalam Analisis Jabatan

Ada 4 macam informasi yang merupakan dasar bagi semua analisis jabatan :

1. Analisis jabatan memberikan gambaran umum tentang unsur-unsur jabatan yang dilakukan dalam jabatan.
2. Analisis jabatan mencatat syarat-syarat perseorangan yang penting untuk masing-masing jabatan.
3. Analisis jabatan mencatat tanggungjawab pemegang jabatan.
4. Analisis jabatan mencatat beberapa kondisi kerja yang penting.

Ad. 1. Apa yang dilakukan?
Ini merupakan kegiatan badaniah dan rokhaniah. Kegiatan badaniah adalah misalnya penggunaan mesin-mesin, alat-alat dan perlengkapan-perlengkapan, termasuk gerakan pegawai itu sendiri. Kegiatan rokhaniah adalah misalnya penggunaan perhitungan-perhitungan dan formula-formula, perasaan, pikiran dan sebagainya.
Pertanyaan pertama ialah jabatan itu terdiri dari unsur-unsur jabatan apa saja? Kemudian bagaimana mengerjakannya? Ini berhubungan dengan metode yang dipergunakan. Juga bersifat badaniah dan rokhaniah. Alat-alat dan bahan-bahan apakah yang dipergunakan? Mengapa tiap-tiap unsur jabatan dalam jabatan itu dilakukan? Ini berhubungan dengan tujuan. Tujuannya adalah misalnya untuk mencegah kesalahan-kesalahan, memperbaiki metode-metode lama, dan sebagainya.
Ad. 2. Syarat-syarat perseorangan
Selain untuk mendapatkan apa yang dilakukan dalam jabatan dan bagaimana serta mengapa hal itu dilakukan, analisis jabatan juga mencatat secara khusus kualifikasi-kualifikasi perseorangan yang diperlukan untuk mengerjakan jabatan itu dengan sukses. Hal ini meliputi : kecakapan, pengetahuan, pelatihan/pendidikan, kekuuatan badaniah, kemampuan rokhaniah khusus, dan syarat-syarat lain yang dipergunakan untuk mengerjakan jabatan. Syarat-syarat ini juga meliputi : kecakapan untuk menyesuaikan diri, pertimbangan, kecermatan, dan sifat-sifat/syarat-syarat lainnya.
Ad. 3. Tanggung Jawab
Tanggung jawab ini dapat meliputi tanggung jawab terhadap orang-orang lain, tanggung jawab terhadap uang, benda, terhadap keselamatan kerja pegawai-pegawai bawahannya, terhadap kelangsungan jalannya pekerjaan, terhadap hubungan dengan para langganan, dan sebagainya.
Ad. 4. Kondisi Kerja
Apakah kondisi kerja itu berbahaya atau tidak menyenangkan? Misalnya keadaan udara terlalu panas, terlalu dingin, dan sebagainya. Tempat kerja kotor, gaduh, dan sebagainya.

7. Tujuan Analisis Jabatan

Analisis jabatan diadakan untuk memberikan pengertian tentang unsur-unsur jabatan yang terkandung dalam tiap jabatan, tetapi pengertian ini bukan merupakan satu-satunya tujuan. Pengetahuan tentang isi dan syarat-syarat jabatan dipergunakan untuk bermacam-macam tujuan. Analisis jabatan merupakan dasar program manajemen kepegawaian, karena hasil-hasilnya dapat dipergunakan untuk hampir semua program kepegawaian.
Dengan demikian informasi jabatan yang dihasilkan oleh analisis jabatan dapat dipergunakan untuk :

1. Mengorganisasikan dan mengintegrasikan seluruh tenaga kerja berdasarkan kewajiban dan tanggung jawab jabatan.
2. Menerima, memilih, dan menempatkan pegawai berdasarkan syarat-syarat perseorangan, sifat-sifat, kepandaian, kecakapan, dan sebagainya.
3. Mengadakan program pelatihan guna memberikan pengetahuan dan kecakapan yang diperlukan (menurut analisis jabatan) untuk menyelesaikan jabatan dengan sebaik-baiknya.
4. Administrasi upah dan gaji, yang berusaha memberikan kompensasi berdasarkan kecakapan yang diperlukan, sukarnya tugas, beratnya tanggung jawab, kondisi kerja, dan syarat-syarat perseorangan yang diperlukan.
5. Mengadakan pemindahan dan kenaikan jabatan pegawai berdasarkan syarat-syarat pengetahuan, kecakapan, dan pengalaman untuk tiap-tiap jabatan. Analisis jabatan menunjukan jabatan-jabatan mana yang mempunyai syarat-syarat yang sama, yang dengan demikian mempermudah production transfers (pemindahan atas inisiatif manajemen untuk mempercepat produksi). Analisis jabatan juga menunjukkan bagaimana pentingnya pengalaman dari suatu jabatan untuk jabatan atau jabatan-jabatan yang lain. Dengan demikian analisis jabatan memberikan dasar yang baik untuk kenaikan jabatan. Dengan kata lain analisis jabatan menunjukkan gari-garis promosi. Atas dasar analisis jabatan semua sistem promosi dari jabatan-jabatan yang tidak begitu penting ke jabatan-jabatan yang lebih penting dapat direncanakan.
6. Mengatasi rasa tidak puas pegawai dengan memberikan tanggung jawab, tugas dan perbandingan tingkat pembayaran seadil-adilnya.
7. Memperbaiki kondisi kerja yang menurut analisis jabatan berbahaya, tidak menyenangkan, atau tidak sehat.
8. Menentukan standar produksi melalui studi gerak dan waktu.
9. Meningkatkan produktivitas pegawai melalui penyederhanaan kerja dan perbaikan metode berdasarkan analisis jabatan,
10. Mempermudah perencanaan organisasi, dengan memberikan perumusan yang jelas dari tiap-tiap jabatan dan menunjukkan hubungan jabatan-jabatan itu satu sama lain.
11. Metode Analisis Jabatan

Analisis jabatan biasanya mengumpulkan informasi jabatan melalui :

• Daftar pertanyaan mengenai jabatan (job questionnaires) yaitu diberikan kepada pegawai-pegawai pelaksana atau kepala mereka.

Keuntungan metode ini ialah :

1. Ada kemungkinan untuk menyelidiki semua jabatan lebih cepat daripada metode wawancara.
2. Meemberikan kepercayaan kepada pemegang jabatan dan kemampuannya untuk menyusun laporan jabatan.
3. Daftar pertanyaan dapat digunakan untuk memberikan latar belakang informasi untuk wawancara yang dilakukan kemudian guna menganalisis jabatan dengan sebaik-baiknya.
4. Untuk memusatkan perhatian pemegang jabatan pada jabatannya.

Kelemahannya :

1. Metode ini hanya dapat dipergunakan bagi pegawai yang dapat membaca da menulis.
2. Informasi yang diperoleh sering tidak lengkap, tidak teratur, dan kadang-kadang tidk bersambungan.

• Wawancara (Interview).

Wawancara ini dapat dilakukan dengan pegawai-pegawai pelaksana atau dengan kepala mereka atau dengan kedua-duanya.
Keuntungan metode ini ialah :

1. Dapat diperoleh informasi yang lebih lengkap dan lebih jelas daripada dengan metode daftar pertanyaan.
2. Memberikan informasi yang tidak dengan segera dapat diselidiki.
3. Untuk membetulkan informasi yang kurang jelas yang diperoleh melalui metode lainnya.

Kelemahannya :

1. Metode ini memakan waktu yang lebih lama dan biaya yang lebih mahal daripada dengan metode daftar pertanyaan.
2. Apabila wawancara ini dilakukan oleh seorang analisis jabatan, istilah-istilah yang dipergunakan sering ditafsirkan salah oleh para pegawai dan sebaliknya.

• Buku catatan harian (logs)

Pegawai mencatat apa yang ia lakukan setiap hari, berapa waktu yang dipergunakan, kapan dimulai dan bila berakhir tiap tugas diselesaikan.
Keuntungan metode ini ialah :

1. Pegawai mungkin akan bekerja lebih baik.
2. Metode ini dapat mengurangi waktu analis jabatan dalam mengadakan observasi dan wawancara.

Kelemahannya :

1. Pada umumnya informasi yang diperoleh tidak lengkap, karena tidak memasukkan data-data lain yang diinginkan, seperti hubungan antar pengawas, alat-alat yang dipergunakan, kondisi kerja dan sebagainya.
2. Metode ini memakan waktu yang lama.

• Pengamatan (Observation)

Mengadakan observasi atau pemeriksaan (Auditing) tiap jabatan dan mengadakan pembicaraan dengan pegawai-pegawai pelaksana dan kepala mereka. Metode ini dilakukan oleh analis jabatan (job analysts) yang telah memperoleh pelatihan secara khusus.
Keuntungan metode ini ialah :

1. Adanya keseragaman, baik dalam informasi yang dikumpulkan, maupun dalam standar yang dipergunakan untuk menilai kecakapan, pengetahuan, pendidikan, tanggung jawab, dan kondisi kerja.
2. Informasi yang diperoleh lebih lengkap dan lebih teliti,

Kelemahannya :

1. Apabila pengamatan itu dilakukan hanya dalam waktu-waktu tertentu, misalnya sekali seminggu atau sekali sebulan, maka analis jabatan tidak memperoleh informasi yang lengkap.
2. Gambaran Jabatan Atau Uraian Jabatan (Job Description)

Informasi yang telah diperoleh melalui salah satu merode tersebut diatas, dirinci dalam laporan analisis jabatan (job analysis report). Untuk keperluan sehari-hari informasi ini diikhtisarkan dalam uraian atau gambaran jabatan. Data-data khusus mengenai syarat-syarat perseorangan dapat diikhtisarkan dalam bentuk persyaratan jabatan (job specification). Gambara jabatan tidak perlu panjang atau mempergunakan kata-kata yang panjang lebar. Tempat untuk catatan-catatan dan penjelasan-penjelasan yang terinci adalah dalam laporan analisis jabatan.
Pada umumnya data-data yang dicatat dalam gambaran jabatan berhubungan dengan 2 hal : hakikat jabatan dan jenis pegawai yang paling cocok untuk jabatan itu.
Yang berhubungan dengan hakikat jabatan meliputi :

• Nama jabatan
• Jumlah jabatan
• Nama dan jumlah klasifikasi
• Jumlah pegawai yang melakukan jabatan itu
• Ikhtisar jabatan
• Penyelesaian jabatan
• Bahan-bahan yang dipergunakan
• Hubungan antar jabatan yang satu dengn jabatan atau jabatan-jabatan lainnya.
• Garis-garis promosi
• Kecakapan, pengalaman, dan syarat-syarat perseorangan lainnya yang diperlukan
• Pelatihan/pendidikan yang diperlukan dan metode-metode yang lazim dipergunakan
• Jumlah dan jenis kompensasi
• Jam/waktu kerja
• Kondisi kerja

Gambaran jabatan ini dapat mengandung catatan tentang standar-standar jabatan, khususnya apabila analisis jabatan ini menggunakan studi gerak dan waktu. Dalam hal yang demikian, maka analisis jabatan itu dapat mengandung juga rincian gerak-gerak yang termasuk dalam pelaksanaan, lamanya waktu yang diperlukan untuk masing-masing gerak itu, dan standar hasil kerja untuk seluruh jabatan.
Yang berhubungan dengan pegawai meliputi :

• Catatan tentang jenis kelamin dan usia yang diinginkan
• Syarat-syarat badaniah khusus
• Ketangkasan badaniah khusus yang diperlukan
• Syarat-syarat perasaan khusus
• Syarat-syarat rokhaniah khusus
• Syarat-syarat kebudayaan khusus
• Syarat-syarat pengalaman dan kecakapan
• Syarat-syarat atau sifat-sifat lainnya yang diperlukan

Shartle mencatat 21 hal yang termasuk dalam suatu gambaran jabatan, yakni :

• Nama jabatan
• Nama klasifikasi
• Perindustrian, perusahaan, dan departemen
• Bagian dan seksi
• Jumlah pegawai yang dipekerjakan
• Penerimaan, pemberhentian dan absensi pegawai
• Pekerjaan yang diselesaikan
• Pengawsan yang diberikan dan yang diterima
• Tingkat kesulitan
• Jam atau waktu kerja
• Standar pembayaran
• Standar hasil
• Penggabungan jabatan
• Hubungan antar jabatan
• Mesin-mesin, alat-alat, perlengkapan, dan bahan-bahan yang digunakan
• Kondisi kerja
• Lingkungan sosial
• Syarat badaniah
• Sifat karyawan
• Pengalaman sebelumnya yang diperlukan
• Pelatihan yang diperlukan dan metode seleksi

1. Persyaratan Jabatan

Seperti apa yang telah dikemukakan, persyaratan jabatan menitik beratkan pada syarat-syarat perseorangan yang diperlukan untuk mencapai hasil kerja yang lebih baik. Persyaratan jabatan terutama dipergunakan sebagai dasar untuk penarikan tenaga kerja, penempatan, pemindahan, dan promosi. Persyaratan jabatan merupakan hasil analisis jabatan dan gambaran jabatan.
Persyarata jabatan juga memberikan ikhtisar mengenai syarat-syarat kerja khusus dari suatu unsur jabatan (task), menunjukkan garis-garis promosi kepada dan dari jabatan itu, dan mencatat semua syarat lainnya yang penting untuk mendapatkan tenaga kerja yang diperlukan untuk jabatan itu.
Persyaratan jabatan mencatat banyak fakta-fakta yang sama seperti gambaraan jabatan. Disamping itu juga mengadakan penelitian tentang syarat-syarat khusus dari pegawai yang diperlukan. Persyaratan jabatan merupakan gambaran jabatan khusus. Persyaratan jabatan pada umumnya ditulis dengan gaya bahasa yang singkat, hal mana tidak dilakukan dalam gambaran jabatan.
Syarat-syarat perseorangan penting yang sering dicatat dalam persyaratan jabatan ialah :

• Jenis kelamin
• Usia
• Kecakapan atau kecakapan-kecakapan
• Pelatihan/pendidikan
• Pengalaman
• Syarat-syarat badaniah khusus
• Syarat-syarat rokhaniah khusus
• Syarat-syarat perasaan khusus

1. Analisis Beban Kerja (Work-Load Analysis) Dan Analisis Tenaga Kerja (Work-Force Analysis)

Standar hasil pelaksanaan yang didasarkan atas pengalaman yang sudah-sudah, seringkali terbukti tidak benar. Studi waktu yang sistematis tentang pelaksanaan pekerjaan dapat menghasilkan suatu standar yang lebih nyata, terutama apabila perhatian dicurahkan untuk mengusahakan metode-metode pelaksanaan yang lebih baik. Kecuali itu apabila diadakan dorongan upah, maka hasil perjam orang akan bertambah lagi. Hal ini mengakibatkan pengurangan jumlah minimum pegawai yang diperlukan untuk melaksanakan suatu pekerjaan. Jumlah pekerjaan yang dihasilkan dibagi dengan pekerjaan yang dapat diselesaikan oleh 1 orang adalah sama dengan jumlah orang yang diperlukan.
Akibat analisis beban kerja selanjutnya ialah penentuan jumlah pegawai yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan selama jangka waktu tertentu. Gambaran demikian umumnya adalah tidak benar/tepat, karena output tiap orang itu dipengaruhi oleh banyak faktor. Meskipun demikian kenyataan menunjukkan, bahwa studi yang sistematis dan terinci mengenai hasil dan beba kerja mengakibatkan penghematan dalam pengisian lowongan jabatan..
Analisis beban kerja harus diikuti dengan analisis tenaga kerja untuk menentukan dengan lebih tepat berapa jumlah pegawai yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.
Kita misalkan analisis beban kerja menunjukkan bahwa ada 10 orang pegawai yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan untuk bulan yang akan datang. Apabila 10 orang pegawai itu tiap hari semuanya masuk bekerja, maka tidak ada persoalan apa-apa. Kesimpulan yang demikian itu mengandung risiko, apabila tidak ada analisis tenaga kerja. Apakah ada jaminan, bahwa ke 10 orang pegawai itu dapat dipekerjakan semuanya untuk bulan yang akan datang. Umumnya jawabnya ialah tidk. Paling sedikit ada 2 persoalan penting yang harus dipertimbngkan, yakni ketidakhadiran pegawai dan perpindahan.
Mendapatkan kebutuhan akan tenaga kerja secara kuantitatif melalui penentuan bagian-bagian masing-masing pekerjaan tiap pegawai itu disebut work measurement. Sistem mengukur jumlahnya yang diselesaikan oleh setiap pegawai sering disebut time studies. Time studies menunjukkan hasil rata-rata dari masing-masing pegawai.
Baik analisis jabatan maupun time studies merupakan langkah-langkah yang penting untuk menentukan syarat-syarat tenaga kerja secara keseluruhan, karena baik aspek kualitatf maupun aspek kuantitatif merupakan dasar staffing yang efektif.