- Pendahuluan
Fungsi atau kegiatan pertama dalam manajemen kepegawaian adalah
mendapatkan orang-orang untuk mengisi organisasi. Dalam organsisasi yang
besar untuk mendapatkan orang-orang itu pada umumnya diserahkan kepada
para ahli, c.q. Seksi penerimaan pegawai dari bagian pegawai. Dalam
organisasi yang kecil, tiap pemimpin dapat melakukan sendiri penarikan
tenaga kerja (recruitment), seleksi dan penempatan, tanpa bantuan para
ahli.
Dalam kedua-duanya hal ada langkah penting yang perlu dilakukan
sebelum penarikan tenaga kerja, yakni menentukan jenis atau kualitas
pegawai yang diinginkan untuk masing-masing jabatan dan rincian mengenai
jumlahnya yang nanti aka diserahi masing-masing jabatan itu. Jadi
langkah pertama dalam manajemen kepegawaian adalah mendapatkan
orang-orang yang tepat, baik mengenai kualitas maupun mengenai
kuantitasnya.
Metode yang lazim dipergunakan untuk menentukan jenis atau kualitas
tenaga kerja yang diperlukan disebut analisis jabatan, sedangkan metode
yang lazim dipergunakan untuk menentukan jumlah atau kuantitas tenaga
kerja yang diperlukan disebut work-load analysis (analisis beban kerja)
dan time study (studi waktu).
Kegiatan-kegiatan atau fungsi-fungsi manajemen kepegawaian itu luas sekali, meliputi antara lain :
- Analisis jabatan
- Analisis beban kerja
- Penilaian jabatan
- Penentuan sumber pegawai
- Penarikan tenaga kerja
- Ujian
- Seleksi
- Penempatan
- Induksi dan orientasi
- Pelatihan/pendidikan
- Penilaian kecakapan pegawai
- Kenaikan dan penurunan gaji
- Kenaikan dan penurunan jabatan
- Pemindahan
- Pemberhentian
- Kesejahteraan pegawai
- Pengawasan pegawai
- Pemensiunan dan sebagainya
Dengan demikian analisis jabatan itu hanya merupakan salah satu
kegiatan dalam manajemen kepegawaian. Analisis jabatan itu sangat
penting dalam manajemen kepegawaian dan merupakan kegiatan atau fungsi
yang paling luas, karena hasilnya dapat dipergunakan untuk hampir
seluruh program kepegawaian.
- Istilah Analisis Jabatan
Analisis jabatan adalah terjemahan dari bahasa inggris “job
analysis”. Istilah “job analysis” sebenarnya telah beberapa puluh tahun
yang lalu dipergunakan untuk menggambarkan studi waktu (time studies)
dari F.W. Taylor.
Taylor, Bapak “manajemen ilmiah” menyarankan agar dalam menyelesaikan
suatu jabatan, jabatan itu dibagi dalam pelaksanaan-pelaksanaan yang
sesederhana-sederhananya dan menentukan waktu dari
pelaksanaan-pelaksanaan ini dengan harapan dapat mempercepat
penyelesaian jabatan melalui penyederhanaan kerja dan dorongan upah.
F.B. dan L.M. Gilberth membagi jabatan dalam gerakan-gerakan yang
lebih mudah yang mereka analisis guna mengatur gerakan-gerakan pekerja
yang lebih efsien, lebih mudah, dan ekonomis, untuk menemukan “cara yang
paling baik” dalam menyelesaikan suatu jabatan.
Hampir setiap studi mengenai jabatan disebut “job analysis”, tetapi
job analysis (analisis jabatan) yang dimaksud disini adalah lebih luas
daripada studi gerak dan waktu dari Taylor dan F.B./L.M. Gilberth.
Pada pokoknya studi gerak dan waktu hanya mempelajari jabatan,
sedangkan analisis jabatan selain mempelajari jabatan, juga mempelajari
syarat-syarat orangnya yang diperlukan untuk dapat menyelesaikan jabatan
itu dengan sebaik-baiknya.
Job analysis adalah istilah bahasa inggris yang belum/tidak mendapat
terjemahan yang sama dalam bahasa indonesia. Ada yang menterjemahkan
analisis tugas (Hadiporwono dalam bukunya Tata Personalia), ada yang
menterjemahkan analisa jabatan (Drs. M. Manullang dalam bukunya
Manajemen Personalia) dan ada pula yang menterjemahkan analisa pekerjaan
(Drs. D.S. Widodo dalam bukunya Analisa Pekerjaan). Disini kita
menggunakan istilah analisis jabatan, suatu istilah yang dipergunakan
juga oleh Lembaga Administrasi Negara.
- Pengertian Job dan Istilah-Istilah Lain Yang Ada Hubungannya
Job analysis terdiri dari 2 perkataan : Job dan Analysis. Job seperti
yang telah dikemukakan, ada yang menterjemahkan tugas, ada yang
menterjemahkan jabatan, dan ada pula yang menterjamahkan pekerjaan.
Analysis berasal dari kata to analyse yang berarti memisahkan atau
menguraikan. Dalam job analssi itu kita memisahkan job (jabatan) menjadi
bagian-bagian job yang kita sebut task (bagian atau unsur jabatan). Ada
pula istilah bahasa inggris position. Job, position, task,
masing-masing sering diterjemahkan “pekerjaan”. Dalam membicarakan job
analysis, ketiga istilah tersebut perlu kita beda-bedakan, karena kalau
tidak demikian adalah sulit membicarakan job analysis itu dengan jelas.
Task adalah suatu kesatuan pekerjaan (a unit of work) atau suatu
kegiatan manusia yang dilakukan untuk suatu tujuan tertentu. Task adalah
1 (satu) bagian atau 1 (satu) unsur dari suatu position. Atau dengan
perkataan lain 1 (satu) position itu terdiri dari beberapa task.
Position adalah sekelompok task yang dilakukan hanya oleh seorang
pegawai. Dengan demikian dalam suatu orgabisasi banyaknya position
adalah sama dengan banyaknya pegawai. Dale Yoder dalam bukunya yang
berjudul “Personnel Management and Industrial Relations” menyatakan
bahwa “A position is a job performed by and hence related to a
particular employee”. Jadi menurut Dale Yoder suatu position itu adalah
suatu job yang dilakukan oleh seorang pegawai tertentu dan oleh karena
itu berhubungan dengan seorang pegawai terentu itu.
Istilah position kadang-kadang dipergunakan sebagai istilah yang sama
artinya dengan job, meskipun sebenarnya ada perbedaan antara kedua
istilah tersebut.
Job dapat dirumuskan sebagai sekelompok position yang sama dalam
suatu perusahaan. Apabila beberapa orang mengerjakan pekerjaan yang
sama, masing-masing dikatakan mempunyai job yang sama, tetapi position
yang berbeda. Dalam suatu perusahaan jumlahnya position adalah lebih
besar daripada jumlah job. Position berarti beberapa task yang dilakukan
seorang pegawai tanpa memandang apakah pekerjaan itu bereda dengan
pekerjaan dari lain-lain pegawai. Jadi seorang pegawai mempunyai
position, tetapi mungkin ada banyak position yang sama sehingga
merupakan 1 (Satu) job.
Otts dan Leukart memberi definisi job sebagai “A gorup of positions
involving substantially the same duties, skills, knowledges, and
responsibilities”. Job didefinisikan sebagai sekelompok position yang
mengandung banyak persamaan dalam tugas-tugas, kecakapan-kecakapan,
pengetahuan-pengetahuan, dan tanggung jawab-tanggung jawab. Selanjutnya
dikatakannya bahwa job itu tidak berhubungan dengan orang perseorangan,
sedangkan position itu berhubungan dengan orang perseorangan. Job
menunjukan apa yang dilakukan, bukannya orang atau orang-orang yang
mengerjakan.
Analisis jabatan adalah suatu prosedur, melalui mana fakta-fakta yang
berhubungan dengan masing-masing jabatan diperoleh atau dikumpulkan dan
dicatat secara sistematis. Analisis jabatan menyelidiki tugas-tugas,
proses-proses, tanggung jawab-tanggung jawab, kondisi-kondisi kerja dan
syarat-syarat perseorangan. Analisis jabatan berhubungan dengan jabatan
dan syarat-syarat mengenai orangnya untuk melakukan jabatan itu dengan
sebaik-baiknya.
Analisis pemegang jabatan (worker analysis) adalah suatu istilah yang
hendaknya dibedakan dengan analisis jabatan, meskipun perbedaanya hanya
terletak dalam hal memberikan tekanan atau titik beratnya. Analisis
jabatan menitikberatkan pada mendapatkan fakta-fakta yang berhubungan
dengan jabatan, termasuk syarat-syarat dari masing-masing jabatan yang
berhubungan dengan kualitas atau mutu perseorangan yang diperlukan oleh
seorang pegawai untuk melakukan jabatan itu dengan sukses.
Analisis pemegang jabatan menitikberatkan studi jabatan dalam
hubungannya dengan pemegang jabatan, menitikberatkan pada syarat-syarat
pegawai yang diperlukan untuk tiap jabatan dengan menggunakan
ujian-ujian badanlah, rokhaniah, wawancara, dan sebagainya. Analisis
pemegang jabatan merupakan suatu teknik yang dipergunakan terutama
sebagai dasar untuk penempatan.
Studi gerak (motion study) adalah suatu proses menganalisis suatu
jabatan untuk memperoleh metode mengerjakan jabatan atau bagian-bagian
daripadanya dengan metode yang semudah-mudahnya, yang
sefektif-efektifnya dan yang seekonomis-ekonomisnya. Studi gerak ini
sering dikacaukan dengan analisis jabatan, karena kedua-keduanya
mempelajari jabatan.
Laporan analisis jabatan (job analysis report) adalah suatu ikhtisar
informasi yang diperoleh dalam proses analisis jabatan. Pada umumnya
laporan analisis jabatan itu mencatat jawaban atas pertanyaan-pertanyaan
yang tercantum dalam daftar pertanyaan tentang jabatan (job
questionnaires).
Analisis jabatan menghasilkan gambaran dan persyaratan jabatan (job
specification atau job recruitment). Gambaran jabatan atau uraian
jabatan (job description) adalah suatu informasi yang abstrak yang
diperoleh dari laporan analisis jabatan. Gambaran jabatan itu
menjelaskan :
- Apa yang dilakukan
- Tanggungjawab
- Kecakapan atau pelatihan/pendidikan yang diperlukan
- Kondisi, dibawah mana jabatan itu dilakukan dan,
- Jenis atau kualitas orang yang diperlukan untuk jabatan itu
Gambaran jabatan itu dapat sama dengan laporan analisis jabatan,
tetapi pada umumnya gambaran jabatan itu merupakan catatan yang ditulis
secara cermat, yang diperoleh dan dikupas dari catatan-catan dalam
laporan analisis jabatan.
Gambaran jabatan itu lebih banyak berhubungan dengan jabatan itu
sendiri daripada dengan orangnya atau pegawainya. Titik berat gambaran
jabatan adalah menggambarkan apa yang dilakukan, menggambarkan kegiatan
atau fungsi. Gambaran jabatan merupakan standar fungsi (Standard of
function), gambaran jabtan menunjukkan si jabatan (job content).
Spesifikasi jabatan (job specification) atau persyaratan jabatan (job
requirement) adalah suatu keterangan tentang syarat-syarat orang
minimum yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu jabatan dengan baik.
Spesifikasi jabatan merupakan standar pegawai (Standard of personnel),
spesifikasi jabatan menunjukan kualitas-kualitas atau mutu-mutu yang
diperlukan untuk hasil jabatan yang baik.
Penilaian jabatan (job evaluation) adalah proses menentukan nilai
suatu jabatan dibandingkan dengan jabatan-jabatan lain secara sistematis
dan teratur. Penilaian jabatan hendaknya dibedakan dengan penilaian
orang (man evaluation). Penilaian orang adalah suatu proses, dengan mana
mutu atau kualitas pegawai diukur atau dinilai. Penggolongan atau
klasifikasi jabatan (job classification) adalah pengelompokkan
jabatan-jabatan yang sejenis.
- Perbedaan Analisis Jabatan dan Studi Gerak
Dimuka telah dikemukakan bahwa studi gerak dan waktu itu pada
pokoknya hanya mempelajari jabatan, sedangkan analisis jabatan selain
mempelajari jabatan juga mempelajari syarat-syarat mengenai orangnya
yang diperlukan untuk menyelesaikan jabatan itu dengan sebaik-baiknya.
- Perbedaan dalam tujuannya.
Tujuan analisis jabatan adalah untuk menggambarkan jabatan. Tujuan studi gerak adalah untuk mengubah dan mempermudah jabatan.
- Perbedaan dalam tugasnya.
Analisis jabatan itu lebih luas daripada studi gerak. Analisis
jabatan meliputi tugas-tugas, tanggungjawab – tanggungjawab,
kondisi-kondisi kerja dan syarat-syarat perseorangan ,syarat-syarat
mengenai orangnya untuk mengerjakan jabatan itu dengan sebaik-baiknya.
Studi gerak itu sempit, hanya menyelidiki tugas-tugasnya.
- Perbedaan dalam metode atau teknis yang dipergunakan.
Analisis jabatan mempergunakan daftar pertanyaan (questionnaires),
wawancara (interview), buku catatan harian (logs) dan pengamatan
(observation). Studi gerak menggunakan pengamatan, pemotretan, dan
stopwatch.
- Perbedaan dalam penggunaan hasil-hasilnya.
Hasil analisis jabatan dipergunakan untuk hampir semua program
kepegawaian : penerimaan pegawai, seleksi pegawai, pelatihan/pendidikan
pegawai, pemindahan, kenaikan jabatan, penyusunan peraturan, gaji,
penyusunan struktur organisasi, dan sebagainya. Hasil studi gerak
dipergunakan untuk perbaikan metode kerja dan standarisasi kerja.
- Perbedaan dalam siapa yang melaksanakan.
Analisis jabatan dilaksanakan oleh bagian pegawai. Studi gerak dilaksanakan oleh insinyur-insinyur perusahaan.
- Perbedaan dalam tingkat rinciannya.
Analisis jabatan tidak begitu terinci. Studi gerak sangat terinci.
- Prinsip – Prinsip Analisis Jabatan
Dalam menganalisis jabatan ada beberapa prinsip yang perlu diperhatikan :
- Analisis jabatan harus memberikan semua fakta yang penting, yang ada
hubungannya dengan jabatan. Fakta-fakta mana yang penting tergantung
kepada tujuan untuk apa hasilnya akan dipergunakan. Tujuan analisis
jabatan akan diuraikan kemudian.
- Analisis jabatan tunggal harus dapat memberikan fakta-fakta yang
diperlukan untuk bermacam-macam tujuan. Apabila untuk masing-masing
tujuan dibuat analisis jabatan tersendiri, maka hal ini akan memakan
biaya yang besar.
- Analisis jabatan harus sering ditinjau kembali dan apabila perlu
diperbaiki. Dalam organisasi-organisasi yang besar jabatan-jabatan itu
tidak statis, sering mengalami perubahan dalam produksi, bahan-bahan,
proses-proses, metode-metode atau alat-alat yang dipergunakan. Dalam
organisasi-organisasi yang besar demikian itu analissi jabatan dapat
merupakan suatu program yang terus menerus.
- Analisis jabatan harus dapat menunjukkan unsur-unsur jabatan mana
yang paling penting diantara beberapa unsur jabatan dalam tiap jabatan.
Kadang-kadang jabatan itu mengandung beberapa unsur jabatan yang
penting.
- Analisis jabatan harus dapat memberikan informasi yang teliti dan
dapat dipercaya. Untuk menentukan data yang demikian itu memerlukan
pelayanan para ahli dalam analisis jabatan (analis jabatan = job
analyst).
- Jenis Informasi Yang Penting Dalam Analisis Jabatan
Ada 4 macam informasi yang merupakan dasar bagi semua analisis jabatan :
- Analisis jabatan memberikan gambaran umum tentang unsur-unsur jabatan yang dilakukan dalam jabatan.
- Analisis jabatan mencatat syarat-syarat perseorangan yang penting untuk masing-masing jabatan.
- Analisis jabatan mencatat tanggungjawab pemegang jabatan.
- Analisis jabatan mencatat beberapa kondisi kerja yang penting.
Ad. 1. Apa yang dilakukan?
Ini merupakan kegiatan badaniah dan rokhaniah. Kegiatan badaniah
adalah misalnya penggunaan mesin-mesin, alat-alat dan
perlengkapan-perlengkapan, termasuk gerakan pegawai itu sendiri.
Kegiatan rokhaniah adalah misalnya penggunaan perhitungan-perhitungan
dan formula-formula, perasaan, pikiran dan sebagainya.
Pertanyaan pertama ialah jabatan itu terdiri dari unsur-unsur jabatan
apa saja? Kemudian bagaimana mengerjakannya? Ini berhubungan dengan
metode yang dipergunakan. Juga bersifat badaniah dan rokhaniah.
Alat-alat dan bahan-bahan apakah yang dipergunakan? Mengapa tiap-tiap
unsur jabatan dalam jabatan itu dilakukan? Ini berhubungan dengan
tujuan. Tujuannya adalah misalnya untuk mencegah kesalahan-kesalahan,
memperbaiki metode-metode lama, dan sebagainya.
Ad. 2. Syarat-syarat perseorangan
Selain untuk mendapatkan apa yang dilakukan dalam jabatan dan
bagaimana serta mengapa hal itu dilakukan, analisis jabatan juga
mencatat secara khusus kualifikasi-kualifikasi perseorangan yang
diperlukan untuk mengerjakan jabatan itu dengan sukses. Hal ini meliputi
: kecakapan, pengetahuan, pelatihan/pendidikan, kekuuatan badaniah,
kemampuan rokhaniah khusus, dan syarat-syarat lain yang dipergunakan
untuk mengerjakan jabatan. Syarat-syarat ini juga meliputi : kecakapan
untuk menyesuaikan diri, pertimbangan, kecermatan, dan
sifat-sifat/syarat-syarat lainnya.
Ad. 3. Tanggung Jawab
Tanggung jawab ini dapat meliputi tanggung jawab terhadap orang-orang
lain, tanggung jawab terhadap uang, benda, terhadap keselamatan kerja
pegawai-pegawai bawahannya, terhadap kelangsungan jalannya pekerjaan,
terhadap hubungan dengan para langganan, dan sebagainya.
Ad. 4. Kondisi Kerja
Apakah kondisi kerja itu berbahaya atau tidak menyenangkan? Misalnya
keadaan udara terlalu panas, terlalu dingin, dan sebagainya. Tempat
kerja kotor, gaduh, dan sebagainya.
- Tujuan Analisis Jabatan
Analisis jabatan diadakan untuk memberikan pengertian tentang
unsur-unsur jabatan yang terkandung dalam tiap jabatan, tetapi
pengertian ini bukan merupakan satu-satunya tujuan. Pengetahuan tentang
isi dan syarat-syarat jabatan dipergunakan untuk bermacam-macam tujuan.
Analisis jabatan merupakan dasar program manajemen kepegawaian, karena
hasil-hasilnya dapat dipergunakan untuk hampir semua program
kepegawaian.
Dengan demikian informasi jabatan yang dihasilkan oleh analisis jabatan dapat dipergunakan untuk :
- Mengorganisasikan dan mengintegrasikan seluruh tenaga kerja berdasarkan kewajiban dan tanggung jawab jabatan.
- Menerima, memilih, dan menempatkan pegawai berdasarkan syarat-syarat
perseorangan, sifat-sifat, kepandaian, kecakapan, dan sebagainya.
- Mengadakan program pelatihan guna memberikan pengetahuan dan
kecakapan yang diperlukan (menurut analisis jabatan) untuk menyelesaikan
jabatan dengan sebaik-baiknya.
- Administrasi upah dan gaji, yang berusaha memberikan kompensasi
berdasarkan kecakapan yang diperlukan, sukarnya tugas, beratnya tanggung
jawab, kondisi kerja, dan syarat-syarat perseorangan yang diperlukan.
- Mengadakan pemindahan dan kenaikan jabatan pegawai berdasarkan
syarat-syarat pengetahuan, kecakapan, dan pengalaman untuk tiap-tiap
jabatan. Analisis jabatan menunjukan jabatan-jabatan mana yang mempunyai
syarat-syarat yang sama, yang dengan demikian mempermudah production
transfers (pemindahan atas inisiatif manajemen untuk mempercepat
produksi). Analisis jabatan juga menunjukkan bagaimana pentingnya
pengalaman dari suatu jabatan untuk jabatan atau jabatan-jabatan yang
lain. Dengan demikian analisis jabatan memberikan dasar yang baik untuk
kenaikan jabatan. Dengan kata lain analisis jabatan menunjukkan
gari-garis promosi. Atas dasar analisis jabatan semua sistem promosi
dari jabatan-jabatan yang tidak begitu penting ke jabatan-jabatan yang
lebih penting dapat direncanakan.
- Mengatasi rasa tidak puas pegawai dengan memberikan tanggung jawab, tugas dan perbandingan tingkat pembayaran seadil-adilnya.
- Memperbaiki kondisi kerja yang menurut analisis jabatan berbahaya, tidak menyenangkan, atau tidak sehat.
- Menentukan standar produksi melalui studi gerak dan waktu.
- Meningkatkan produktivitas pegawai melalui penyederhanaan kerja dan perbaikan metode berdasarkan analisis jabatan,
- Mempermudah perencanaan organisasi, dengan memberikan perumusan yang
jelas dari tiap-tiap jabatan dan menunjukkan hubungan jabatan-jabatan
itu satu sama lain.
- Metode Analisis Jabatan
Analisis jabatan biasanya mengumpulkan informasi jabatan melalui :
- Daftar pertanyaan mengenai jabatan (job questionnaires) yaitu diberikan kepada pegawai-pegawai pelaksana atau kepala mereka.
Keuntungan metode ini ialah :
- Ada kemungkinan untuk menyelidiki semua jabatan lebih cepat daripada metode wawancara.
- Meemberikan kepercayaan kepada pemegang jabatan dan kemampuannya untuk menyusun laporan jabatan.
- Daftar pertanyaan dapat digunakan untuk memberikan latar belakang
informasi untuk wawancara yang dilakukan kemudian guna menganalisis
jabatan dengan sebaik-baiknya.
- Untuk memusatkan perhatian pemegang jabatan pada jabatannya.
Kelemahannya :
- Metode ini hanya dapat dipergunakan bagi pegawai yang dapat membaca da menulis.
- Informasi yang diperoleh sering tidak lengkap, tidak teratur, dan kadang-kadang tidk bersambungan.
Wawancara ini dapat dilakukan dengan pegawai-pegawai pelaksana atau dengan kepala mereka atau dengan kedua-duanya.
Keuntungan metode ini ialah :
- Dapat diperoleh informasi yang lebih lengkap dan lebih jelas daripada dengan metode daftar pertanyaan.
- Memberikan informasi yang tidak dengan segera dapat diselidiki.
- Untuk membetulkan informasi yang kurang jelas yang diperoleh melalui metode lainnya.
Kelemahannya :
- Metode ini memakan waktu yang lebih lama dan biaya yang lebih mahal daripada dengan metode daftar pertanyaan.
- Apabila wawancara ini dilakukan oleh seorang analisis jabatan,
istilah-istilah yang dipergunakan sering ditafsirkan salah oleh para
pegawai dan sebaliknya.
- Buku catatan harian (logs)
Pegawai mencatat apa yang ia lakukan setiap hari, berapa waktu yang
dipergunakan, kapan dimulai dan bila berakhir tiap tugas diselesaikan.
Keuntungan metode ini ialah :
- Pegawai mungkin akan bekerja lebih baik.
- Metode ini dapat mengurangi waktu analis jabatan dalam mengadakan observasi dan wawancara.
Kelemahannya :
- Pada umumnya informasi yang diperoleh tidak lengkap, karena tidak
memasukkan data-data lain yang diinginkan, seperti hubungan antar
pengawas, alat-alat yang dipergunakan, kondisi kerja dan sebagainya.
- Metode ini memakan waktu yang lama.
Mengadakan observasi atau pemeriksaan (Auditing) tiap jabatan dan
mengadakan pembicaraan dengan pegawai-pegawai pelaksana dan kepala
mereka. Metode ini dilakukan oleh analis jabatan (job analysts) yang
telah memperoleh pelatihan secara khusus.
Keuntungan metode ini ialah :
- Adanya keseragaman, baik dalam informasi yang dikumpulkan, maupun
dalam standar yang dipergunakan untuk menilai kecakapan, pengetahuan,
pendidikan, tanggung jawab, dan kondisi kerja.
- Informasi yang diperoleh lebih lengkap dan lebih teliti,
Kelemahannya :
- Apabila pengamatan itu dilakukan hanya dalam waktu-waktu tertentu,
misalnya sekali seminggu atau sekali sebulan, maka analis jabatan tidak
memperoleh informasi yang lengkap.
- Gambaran Jabatan Atau Uraian Jabatan (Job Description)
Informasi yang telah diperoleh melalui salah satu merode tersebut
diatas, dirinci dalam laporan analisis jabatan (job analysis report).
Untuk keperluan sehari-hari informasi ini diikhtisarkan dalam uraian
atau gambaran jabatan. Data-data khusus mengenai syarat-syarat
perseorangan dapat diikhtisarkan dalam bentuk persyaratan jabatan (job
specification). Gambara jabatan tidak perlu panjang atau mempergunakan
kata-kata yang panjang lebar. Tempat untuk catatan-catatan dan
penjelasan-penjelasan yang terinci adalah dalam laporan analisis
jabatan.
Pada umumnya data-data yang dicatat dalam gambaran jabatan
berhubungan dengan 2 hal : hakikat jabatan dan jenis pegawai yang paling
cocok untuk jabatan itu.
Yang berhubungan dengan hakikat jabatan meliputi :
- Nama jabatan
- Jumlah jabatan
- Nama dan jumlah klasifikasi
- Jumlah pegawai yang melakukan jabatan itu
- Ikhtisar jabatan
- Penyelesaian jabatan
- Bahan-bahan yang dipergunakan
- Hubungan antar jabatan yang satu dengn jabatan atau jabatan-jabatan lainnya.
- Garis-garis promosi
- Kecakapan, pengalaman, dan syarat-syarat perseorangan lainnya yang diperlukan
- Pelatihan/pendidikan yang diperlukan dan metode-metode yang lazim dipergunakan
- Jumlah dan jenis kompensasi
- Jam/waktu kerja
- Kondisi kerja
Gambaran jabatan ini dapat mengandung catatan tentang standar-standar
jabatan, khususnya apabila analisis jabatan ini menggunakan studi gerak
dan waktu. Dalam hal yang demikian, maka analisis jabatan itu dapat
mengandung juga rincian gerak-gerak yang termasuk dalam pelaksanaan,
lamanya waktu yang diperlukan untuk masing-masing gerak itu, dan standar
hasil kerja untuk seluruh jabatan.
Yang berhubungan dengan pegawai meliputi :
- Catatan tentang jenis kelamin dan usia yang diinginkan
- Syarat-syarat badaniah khusus
- Ketangkasan badaniah khusus yang diperlukan
- Syarat-syarat perasaan khusus
- Syarat-syarat rokhaniah khusus
- Syarat-syarat kebudayaan khusus
- Syarat-syarat pengalaman dan kecakapan
- Syarat-syarat atau sifat-sifat lainnya yang diperlukan
Shartle mencatat 21 hal yang termasuk dalam suatu gambaran jabatan, yakni :
- Nama jabatan
- Nama klasifikasi
- Perindustrian, perusahaan, dan departemen
- Bagian dan seksi
- Jumlah pegawai yang dipekerjakan
- Penerimaan, pemberhentian dan absensi pegawai
- Pekerjaan yang diselesaikan
- Pengawsan yang diberikan dan yang diterima
- Tingkat kesulitan
- Jam atau waktu kerja
- Standar pembayaran
- Standar hasil
- Penggabungan jabatan
- Hubungan antar jabatan
- Mesin-mesin, alat-alat, perlengkapan, dan bahan-bahan yang digunakan
- Kondisi kerja
- Lingkungan sosial
- Syarat badaniah
- Sifat karyawan
- Pengalaman sebelumnya yang diperlukan
- Pelatihan yang diperlukan dan metode seleksi
- Persyaratan Jabatan
Seperti apa yang telah dikemukakan, persyaratan jabatan menitik
beratkan pada syarat-syarat perseorangan yang diperlukan untuk mencapai
hasil kerja yang lebih baik. Persyaratan jabatan terutama dipergunakan
sebagai dasar untuk penarikan tenaga kerja, penempatan, pemindahan, dan
promosi. Persyaratan jabatan merupakan hasil analisis jabatan dan
gambaran jabatan.
Persyarata jabatan juga memberikan ikhtisar mengenai syarat-syarat
kerja khusus dari suatu unsur jabatan (task), menunjukkan garis-garis
promosi kepada dan dari jabatan itu, dan mencatat semua syarat lainnya
yang penting untuk mendapatkan tenaga kerja yang diperlukan untuk
jabatan itu.
Persyaratan jabatan mencatat banyak fakta-fakta yang sama seperti
gambaraan jabatan. Disamping itu juga mengadakan penelitian tentang
syarat-syarat khusus dari pegawai yang diperlukan. Persyaratan jabatan
merupakan gambaran jabatan khusus. Persyaratan jabatan pada umumnya
ditulis dengan gaya bahasa yang singkat, hal mana tidak dilakukan dalam
gambaran jabatan.
Syarat-syarat perseorangan penting yang sering dicatat dalam persyaratan jabatan ialah :
- Jenis kelamin
- Usia
- Kecakapan atau kecakapan-kecakapan
- Pelatihan/pendidikan
- Pengalaman
- Syarat-syarat badaniah khusus
- Syarat-syarat rokhaniah khusus
- Syarat-syarat perasaan khusus
- Analisis Beban Kerja (Work-Load Analysis) Dan Analisis Tenaga Kerja (Work-Force Analysis)
Standar hasil pelaksanaan yang didasarkan atas pengalaman yang
sudah-sudah, seringkali terbukti tidak benar. Studi waktu yang
sistematis tentang pelaksanaan pekerjaan dapat menghasilkan suatu
standar yang lebih nyata, terutama apabila perhatian dicurahkan untuk
mengusahakan metode-metode pelaksanaan yang lebih baik. Kecuali itu
apabila diadakan dorongan upah, maka hasil perjam orang akan bertambah
lagi. Hal ini mengakibatkan pengurangan jumlah minimum pegawai yang
diperlukan untuk melaksanakan suatu pekerjaan. Jumlah pekerjaan yang
dihasilkan dibagi dengan pekerjaan yang dapat diselesaikan oleh 1 orang
adalah sama dengan jumlah orang yang diperlukan.
Akibat analisis beban kerja selanjutnya ialah penentuan jumlah
pegawai yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan selama jangka
waktu tertentu. Gambaran demikian umumnya adalah tidak benar/tepat,
karena output tiap orang itu dipengaruhi oleh banyak faktor. Meskipun
demikian kenyataan menunjukkan, bahwa studi yang sistematis dan terinci
mengenai hasil dan beba kerja mengakibatkan penghematan dalam pengisian
lowongan jabatan..
Analisis beban kerja harus diikuti dengan analisis tenaga kerja untuk
menentukan dengan lebih tepat berapa jumlah pegawai yang diperlukan
untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.
Kita misalkan analisis beban kerja menunjukkan bahwa ada 10 orang
pegawai yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan untuk bulan
yang akan datang. Apabila 10 orang pegawai itu tiap hari semuanya masuk
bekerja, maka tidak ada persoalan apa-apa. Kesimpulan yang demikian itu
mengandung risiko, apabila tidak ada analisis tenaga kerja. Apakah ada
jaminan, bahwa ke 10 orang pegawai itu dapat dipekerjakan semuanya untuk
bulan yang akan datang. Umumnya jawabnya ialah tidk. Paling sedikit ada
2 persoalan penting yang harus dipertimbngkan, yakni ketidakhadiran
pegawai dan perpindahan.
Mendapatkan kebutuhan akan tenaga kerja secara kuantitatif melalui
penentuan bagian-bagian masing-masing pekerjaan tiap pegawai itu disebut
work measurement. Sistem mengukur jumlahnya yang diselesaikan oleh
setiap pegawai sering disebut time studies. Time studies menunjukkan
hasil rata-rata dari masing-masing pegawai.
Baik analisis jabatan maupun time studies merupakan langkah-langkah
yang penting untuk menentukan syarat-syarat tenaga kerja secara
keseluruhan, karena baik aspek kualitatf maupun aspek kuantitatif
merupakan dasar staffing yang efektif.