- Pengertian Analisis Beban Kerja
Analisa beban kerja adalah proses untuk
menetapkan jumlah jam kerja orang yang digunakan atau dibutuhkan untuk
merampungkan suatu pekerjaan dalam waktu tertentu, atau dengan kata lain
analisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa jumlah
personalia dan berapa jumlah tanggung jawab atau beban kerja yang tepat
dilimpahkan kepada seorang petugas.
Analisis beban kerja bertujuan untuk
menentukan berapa jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk merampungkan
suatu pekerjaan dan berapa jumlah tanggung jawab atau beban kerja yang
dapat dilimpahkan kepada seorang pegawai, atau dapat pula dikemukakan
bahwa analisis beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah jam
kerja orang yang digunakan atau dibutuhkan untuk merampungkan beban
kerja dalam waktu tertentu.
Dengan cara membagi isi pekerjaan yang
mesti diselesaikan oleh hasil kerja rata-rata satu orang, maka akan
memperoleh waktu yang dibutuhkan untuk merampungkan pekerjaan tersebut.
Atau akan memperoleh jumlah pegawai yang dibutuhkan melalui jumlah jam
kerja setiap pegawai tersebut.
Dalam manajemen kepegawaian, kegiatan
penerimaaan dan penempatan pegawai mutlak harus dilakukan didalam satu
unit organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Kegiatan
manajemen kepegawaian adalah kegiatan untuk mendapatkan landasan guna
penerimaan dan penempatan pegawai yang pada awalnya dilakukan terlebih
dahulu melalui analisis jabatan (job analysis), yang berarti suatu kegiatan untuk memberikan gambaran tentang syarat-syarat jabatan (job specification) yang diperlukan bagi setiap pegawai yang akan diterima dalam menduduki suatu jabatan didalam suatu organisasi.
Perencanaan kebutuhan pegawai suatu
instansi mutlak diperlukan dalam rangka memenuhi kebutuhan pegawai yang
tepat baik jumlah dan waktu, maupun kualitas. Melalui studi analisis
beban kerja yang dilakukan akan dapat memberikan gambaran pegawai yang
dibutuhkan baik kuantitatif maupun kualitatif yang dirinci menurut
jabatan dan unit kerja.
- Metode Analisis Beban Kerja
Dalam rangka mendapatkan informasi yang diperlukan dalam kegiatan ini dilakukan dengan 3 pendekatan yaitu :
- Pendekatan Organisasi
Organisasi dipahami sebagai wadah dan
sistem kerja sama dari jabatan-jabatan. Melalui pendekatan organisasi
sebagai informasi, akan diperoleh informasi tentang : nama jabatan,
struktur organisasi, tugas pokok, fungsi dan tanggung jawab, kondisi
kerja, tolok ukur tiap pekerjaan, proses pekerjaan, hubungan kerja,
serta persyaratan-persyaratan seperti : fisik, mental, pendidikan,
ketrampilan, kemampuan, dan pengalaman.
Berdasarkan pendekatan organisasi ini
dapat dibuatkan prosedur kerja dalam pelaksanaan kerja yang
menggambarkan kerja sama dan koordinasi yang baik. Kegiatan dan hubungan
antar unit organisasi perlu dibuatkan secara tertulis, sehingga setiap
pegawai tahu akan tugasnya bagaimana cara melakukannya serta dengan
siapa pegawai itu harus mengadakan hubungan kerja.
Selanjutnya tugas dan fungsi setiap
satuan kerja dihitung beban tugasnya. Hambatannya karena belum adanya
ukuran beban tugas, hal ini perlu kesepakatan tiap satuan kerja yang
sejenis. Dengan demikian ukuran beban tidak hanya satu, tetapi bisa dua,
tiga atau lebih.
- Pendekatan analisis jabatan
Jabatan yang dimaksud tidak terbatas pada
jabatan struktural dan fungsional, akan tetapi lebih diarahkan pada
jabatan-jabatan non struktural yang bersifat umum dan bersifat teknis
(ingat kriteria jabatan baik aspek material maupun formal). Melalui
pendekatan ini dapat diperoleh berbagai jenis informasi jabatan yang
meliputi identitas jabatan, hasil kerja, dan beban kerja serta rincian
tugas. Selanjutnya informasi hasil kerja dan rincian tugas dimanfaatkan
sebagai bahan pengkajian beban kerja.
Beban kerja organisasi sesuai prinsip
organisasi akan terbagi habis pada sub unit-sub unit dan sub unit
terbagi habis dalam jabatan-jabatan. Melalui pendekatan analisis jabatan
ini akan diperoleh suatu landasan untuk penerimaan, penempatan dan
penentuan jumlah kualitas pegawai yang dibutuhkan dalam periode waktu
tertentu antara lain :
- Sebagai landasan untuk melakukan mutasi;
- Sebagai landasan untuk melakukan promosi;
- Sebagai landasan untuk melaksanakan pendidikan dan pelatihan (Diklat);
- Sebagai landasan untuk melakukan kompensasi;
- Sebagai landasan untuk melaksanakan syarat-syarat lingkungan kerja;
- Sebagai landasan untuk pemenuhan kebutuhan peralatan atau prasarana dan sarana kerja
- Pendekatan Administratif
Melalui pendekatan ini akan diperoleh
berbagai informasi yang mencakup berbagai kebijakan dalam organisasi
maupun yang erat kaitannya dengan sistem administrasi kepegawaian.
- Teknik Penghitungan Beban Kerja
Analisis beban kerja dilakukan dengan
membandingkan bobot/beban kerja dengan norma waktu dan volume kerja.
Target beban kerja ditentukan berdasarkan rencana kerja atau sasaran
yang harus dicapai oleh setiap jabatan, misalnya mingguan atau bulanan.
Volume kerja datanya terdapat pada setiap unit kerja, sedangkan norma
waktu hingga kini belum banyak diperoleh sehingga dapat dijadikan suatu
faktor tetap yang sangat menentukan dalam analisis beban kerja.
Teknik perhitungan yang digunakan adalah
teknik perhitungan yang bersifat “praktis empiris”, yaitu perhitungan
yang didasarkan pada pengalaman-pengalaman basis pelaksanaan kerja masa
lalu, sesuai judgement disana-sini dalam pengukuran kerja dilakukan
berdasarkan sifat beban kerja pada masing-masing jabatan, mencakup :
- Pengukuran kerja untuk beban kerja abstrak
Untuk mengukur beban kerja abstrak diperlukan beberapa informasi antara lain :
- Rincian / uraian tugas jabatan.
- Frekwensi setiap tugas dalam satuan tugas.
- Jumlah waktu yang dibutuhkan setiap tugas.
- Waktu Penyelesaian Tugas merupakan perkalian beban kerja dengan norma waktu.
- Waktu kerja efektif.
- Pengukuran kerja untuk beban kerja konkret
Untuk mengukur beban kerja konkret diperlukan beberapa informasi antara lain :
- Rincian / uraian tugas jabatan.
- Satuan hasil kerja.
- Jumlah waktu yang dibutuhkan setiap tugas.
- Target waktu kerja dalam satuan waktu.
- Volume kerja merupakan perkalian beban kerja dengan norma waktu.
- Waktu kerja efektif.
Berkaitan dengan alat ukur dan oleh
karena instansi pemerintah merupakan instansi non profit, hal yang dapat
dipergunakan sebagai alat ukur adalah “jam kerja” yang harus di isi
dengan kerja untuk menghasilkan berbagai produk baik bersifat konkret
maupun abstrak (benda atau jasa).
Berdasarkan Peraturan Kepala Badan
Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Penyusunan
Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil, ditetapkan jam kerja efektif terdiri
dari jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang
karena tidak bekerja seperti melepas lelah, istirahat makan dan
sebagainya. Dalam menghitung jam kerja efektif digunakan ukuran sebagai
berikut :
- Jam Kerja Efektif per hari = 1 hari x 5 jam =300 menit
- Jam Kerja Efektif per minggu = 5 hari x 5 jam =25 jam = 1.500 menit
- Jam Kerja Efektif per bulan = 20 hari x 5 jam =100 jam = 6.000 menit
- Jam Kerja Efektif per tahun = 240 hari x 5 jam =1.200 jam = 72.000 menit
Setiap unit kerja mempunyai hasil kerja
yang berbeda satu sama lain baik jenis maupun satuannya, sehingga agar
dapat diukur dengan alat ukur jam kerja efektif, semua produk/hasil
kerja tersebut harus dikonfirmasikan sehingga memiliki satu kesatuan.
Untuk dapat menjadikan hal tersebut,
setiap volume kerja yang berbeda antara unit kerja adalah merupakan
variabeltidak tetap dalam pelaksanaan analisis beban kerja dalam arti
volume kerja setiap waktu dapat berubah, sedangkan waktu yang
dipergunakan untuk menghasilkan/menyelesaikan produk tersebut (yang
selanjutnya akan disebut norma waktu) relatif tetap, dan selanjutnya
akan menjadi variabel tetap dalam pelaksanaan analisis beban kerja.
Berdasarkan definisi yang telah diuraikan
dimuka, disebutkan bahwa beban/bobot kerja merupakan hasil kali
volumekerja dengan norma waktu.
Volume kerja setiap unit kerja dapat
diketahui berdasarkan dokumentasi hasil kerja yang ada, sedangkan norma
waktu perlu ditetapkan dalam standar norma waktu baku, yang akan
dijadikan faktor tetap dalam setiap melakukan analisis beban kerja,
dengan asumsi-asumsi tidak terdapat perubahan yang menyebabkan norma
waktu tersebut berubah.
Rumus yang dipergunakan untuk mencari kebutuhan pegawai :
- Analisa Kebutuhan Pegawai
Pertanyaan berapakah jumlah pegawai yang
dibutuhkan untuk merampungkan suatu tugas, merupakan pertanyaan yang
amat kritis. Untuk menjawab pertanyaan penting itu orang harus memahami 3
(tiga) buah konsep sebagai latar belakang yaitu meliputi target volume
pekerjaan, tingkat pelaksanaan standar dan waktu yang ditetapkan untuk
merampungkan tugas dengan tepat.
- Beban Tugas (target volume kerja), merupakan volume pekerjaan yang mesti dirampungkan dalam batas tempo tertentu. Target volume kerja dapat dinyatakan dalam berbagai satuan seperti : meter, meter kubik, kilogram, lembar, berkas, laporan, desa, kecamatan dan satuan lazim lainnya.
- Standar Kerja Rata-rata (tingkat pelaksanaan standar), merupakan volume pekerjaan yang dapat dirampungkan oleh seorang atau sejumlah pegawai dalam satu satuan waktu dengan standar kualitas tertentu.
- Waktu Kerja Efektif, yakni waktu kerja yang telah ditetapkan secara formal setelah dikurangi waktu luang (allowance).
Pengukuran beban kerja dimulai dengan
pengukuran dan perumusan “ Norma waktu “ setiap proses/tahapan
penyelesaian pekerjaan sesuai dengan uraian, dan prosedur kerja yang
berlaku.
Dalam melakukan pengukuran dan perumusan
norma waktu, dilakukan secara cermat dan seksama dengan memperhatikan
tingkat kewajaran penggunaan waktu kerja bagi pegawai/pemangku jabatan
terkait dan terhadap kebenaran uraian proses/tahapan kerja untuk
menghasilkan produk, sehingga dapat diperoleh hasil pengukuran beban
kerja yang memadai.
- Maksud dan Tujuan
Maksud penyusunan analisis beban kerja
adalah untuk menyediakan instrumen dalam proses penataan kelembagaan/SDM
Sekretariat Daerah, melakukan penilaian beban kerja Unit Kerja, yang
hasilnya akan dipergunakan sebagai bahan (input) bagi proses
perencanaan penataan/penyempurnaan struktur organisasi dan kepegawaian
Sekretariat Daerah. Adapun tujuan penyusunan analisis beban kerja di
lingkungan Sekretariat Daerah, yaitu :
- Membangun/merumuskan sistem penilaian beban kerja dan perencanaan kebutuhan pegawai pada masing-masing Unit kerja;
- Melakukan penilaian beban kerja Unit Kerja berdasarkan beban kerja jabatan/unit kerja dengan menggunakan variabel norma waktu, volume kerja dan jam kerja efektif, dikaitkan dengan jumlah pegawai/jabatan.
- Keluaran
Keluaran (output) yang dihasilkan dari penyusunan analisis beban kerja pada Sekretariat Daerah adalah informasi berupa:
- Efektivitas dan efisiensi jabatan serta efektivitas dan efisiensi unit kerja;
- Prestasi kerja jabatan dan prestasi kerja unit;
- Jumlah kebutuhan pegawai/pejabat;
- Jumlah beban kerja jabatan dan jumlah beban kerja unit;
- Nilai indeks beban kerja individu masing-masing jabatan;
- Standar norma waktu kerja.
0 komentar
Posting Komentar