dan Job
Spesification”.
Berdasarkan judul tersebut
penulis akan membahas hal-hal sebagai berikut:
1.
Definisi dan pengertian
2.
Informasi yang diperoleh dari job analysis
3.
Tujuan analisis jabatan
4.
Metode dan proses pengumpulan informasi
bagi analisis jabatan
5.
Teknik melakukan analisis jabatan
6.
Isi (aspek-aspek) job descriptions
7.
Langkah-langkah pelaksanaan job
descriptions
8.
Langkah-langkah pelaksanaan job
description
9.
Job spesification
10. Kaitan antara job analysis,
job description dan job spesification
Seringkali timbul
kesalahpahaman tentang pengertian jabatan ini. Jabatan kadang-kadang diartikan
sebagai posisi atau pekerjaan, tanpa penjelasan lebih jauh, sehingga perlu ada
pengertian yang seragam dalam memahami tulisan ini.
Sering dijumpai adanya jabatan
yang sama untuk jabatan-jabatan yang mempunyai tugas-tugas yang berbeda.
Sebaliknya untuk tugas-tugas yang sama adakalanya diberikan nama jabatan yang
berbeda pada perusahaan yang berbeda.
Bahkan ironisnya para pemegang jabatan itu sendiri kadangkala tidak tahu
atau merasa ragu tentang apa yang seharusnya dikerjakan
Peramsalahan tersebut perlu di
BAB II
PEMBAHASAN
A. Definisi dan Pengertian Job Analisis
Menurut Malayu (2005;28) Job Analisis (analisis pekerjaan) adalah
menganalisis dan mendesain pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, bagaimana pekerjaannya, dan
mengapa pekerjaan itu harus dikerjakan.
Menurut Umar (2005:6) bahwa
analisis pekerjaan adalah merupakan
suatu proses untuk menentukan isi suatu pekerjaan sehingga dapat dijelaskan
orang lain untuk tujuan manajemen.
Menuurt Gomes (2003;91) analisis jabatan
adalah proses pengumpulan informasi mengenai suatu pekerjaan yang dilakukan
seorang pekerja, yang dilaksanakan dengan mengamati atau mengadakan interview
pada pekerjaan, dengan bukti-bukti yang benar dari supervisor. Benandin &
Russell dalam Gomes (2003:91) mengatakan analisis pekerjaan ini akan
menghasilkan daftar uraian pekerjaan pernyataan tertulis mengenai
kewajiban-kewajiban pekerja dan bisa juga mencakup standar kualifikasi, yang
merinci pendidikan dan penglaman minimal yang diperlukan bagi seorang pekerja
untuk melaksanakan kewajiban dari kedudukannya secara memuaskan.
Secara umum analisis jabatan merupakan
suatu proses untuk mengidentifikasi dan menentukan secara rinci tugas-tugas (duties) dan persyaratan dari suatu
jabatan tertentu. Stephen Robbin (1993) mendefinisikan analisis jabatan sebagai
suatu bentuk pengembangan uraian terperinci dari tugas-tugas yang harus
dilakukan dalam suatu jabatan, penentuan hubungan dari satu jabatan dengan
jabatan lain yang ada, dan penentuan tentang pengetahuan, ketrampilan, dan
kemampuan-kemampuan lain yang diperlukan karyawan untuk melakukan pekerjaan
secara efisien dan efektif.
“Job analisis is involves
developing a detailed description of the tasks involve in a job, determining
the relationship of a given job to other jobs, and ascertain the knowledge,
skills, and abilities necessary for an employee to successfully perform the job” (Robbin, 1993).
Menurut Milkovich & Newman (1999) analisis jabatan adalah proses
pengumpulan informasi secara sistematik terhadap berbagai informasi terpercaya
dan relevan, berhubungan dengan pekerjaan, dan asal-usul dari suatu jabatan
tertentu (“job analisis is the systematic
process of collecting relevant, work-related information related to the nature
of a specific job”). Hal senada juga dikemukan oleh Bernardin & Russel:
“job analisis is the process of gathering
information about a job” (Bernardin & Russel, 1993).
Berdasarkan batasan-batasan di atas maka menurut penulis analisis
pekerjaan memiliki arti yang sama dengan analisis jabatan, yaitu proses
pengumpulan inforamsi yang berkaitan dengan pekerjaan yang dilakukan seorang
pekerja secara sistematis
Jenis analisis jabatan menurut Gomes (2003;95-101) membagi dua jenis
analisis jabatan, yaitu analisis jabatan tradisional (traditional job description) dan analisis jabatan yang
berorientasikan hasil (result-oriented
job description).
1. Traditional
Job analysis
Analisis jabatan secara tradisonal yaitu dengan mencari informasi melalui
tiga aspek, yaitu: (1) tanggung jawab (responsibilities),
(2) merinci unit organisasi agar pekerja bertanggung jawab, tunduk kepada
pengarah dan bagian pengendali pelaksana; kewajiban-kewajiban (duties) umum
seseorang yang sedang memegang suatu kedudukan;dan (3) kualifikasi-kualifikasi (qualifications) minimal yang diterima sebagai kelayakan.
Kelemahan dari analisis jabatan tradisional adalah perhatian perusahaan
tidak ditujukan pada sifat-sifat pekerjaan secara spesifik, tidak ada
syarat-syarat bagi pelaksanaan suatu pekerjaan, tidak ada standar-standar performansi
minimal yang dapat diterima bagi seorang pekerja, tidak merinci kualitas dan
kuantitas serta ketepatan waktu dari suatu pelayanan yang diinginkan, tidak
memikirkan output analysis sehingga tidak bermanfaat bagi perencana SDM yang
memerlukannya.
2. Result-Oriented Job Description (RODs)
Analisis yangberorientasi hasil ini juga dinamakan output-oriented job description, dan ini
merupakan suatu kehidupan kecil dalam program-oriented budgets. Uraian pekerjaan yang berorientasikan hasil
menguraikan harapan-harapan organisasi yang jelas kepada para pekerja dan
sekaligus mendorong para supervisor dan pekerja untuk mengetahui bahwa baik
standar maupun imbalan tergantunng pada persyaratan tertentu. Analisis jabatan
jenis ini memuat pertanyaan-pertanyaan tentang tasks, conditions, standards, SKAs, qualification.
Kelebihan dari model Result-Oriented Job Description (RODs)
adalah bahwa model ini menyediakan sarana untuk menghubungkan input personil
dan output organisasi bagi para perencana program, menyediakan sarana untuk
memperkenalkan pada para pekerja baru atas harapan dan tujuan yang ditetapkan
untuk evaluasi terhadap performansi pekerja bagi para manajer, memberikan
gambaran yang jelas mengenai harapan performansi, kualifikasi minimal yang
dibutuhkan untuk promosi dan penempatan para pegawai, dan meningkatkan dampak
bagi para manajer kepegawaian terhadap produktifitas organisasi. Selain
kelebihan yang telah dipaparkan, model analisis hasil juga mempunyai beberapa
kelemahan yaitu perubahan dalam syarat dan standar harus dilakukan peninjauan
kembali atas RODs, setiap kedudukan memerlukan RODs tersendiri, dan beberapa
kedudukan tidak mempunyai standar performansi yang tidak dapat diukur.
Analisis Jabatan mencakup 2 (dua)
elemen, yaitu : 1.
Uraian Jabatan (Job Description)
dan 2 Spesifikasi Jabatan (Job Spesification) atau Persyaratan
Jabatan (Job Requirement)
B. Informasi yang diperoleh dari job analysis
Informasi yang diperoleh dari job analysis adalah perencanaan tenaga kerja (manpower
planning), perekrutan dan penempatan (recruitment and placement),
pengembangan organisasi (organisation development), pelatihan dan
pengembangan (training and development), penggajian dan imbal jasa (compensation
and benefit), hubungan industrial (industrial relation), dan juga
sistem informasi SDM (human resources information sistem).
Analisis pekerjaan
selain menghasilkan job description, job specification, dan job
evaluation juga berguna untuk hal-hal
berikut.
1. Perekrutan
dan Seleksi (Recruitment and Selection)
Analisis pekerjaan
memberikan informasi tentang uraian pekerjaan dan syarat-syarat karyawan yang
diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan. Isi spesifikasi dipergunakan menjadi
dasar seleksi untuk memutuskan jenis orang yang perlu direkrut dan diangkat.
2. Kompensasi (Compensation)
Informasi analisis pekerjaan memberikan pemahaman
yang jelas tentang latar belakang (pendidikan, usia, pengalaman, dan lain-lain)
orang yang akan menduduki jabatan itu, sehingga perusahaan dapat menentukan
gajinya.
3. Evaluasi Jabatan
Informasi
analisis pekerjaan memberikan pemahaman yang jelas mengenai berat/ringannya
pekerjaan, besar/kecilnya risiko yang dihadapi pekerja, sulit/mudahnya
mendapatkan personil. Dengan demikian, perusahaan dapat menetapkan oaji pada
posisi jabatan tersebut.
4. Penilaian Prestasi Kerja
(Performance Appraisal)
Penilaian
ptestasi kerja merupakan upaya membandingkan prestasi aktual pegawai dengan
prestasi kerja yang diharapkan darinya. Untuk menentukan apakah suatu pekerjaan
bisa dikerjakan atau diselesaikan dengan baik maka uraian pekerjaan akan sangat
membantu dalam penentuan sasaran pekerjaannya.
5. Latihan (Training)
Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk
merangsang program latihan pengembangan. Uraian pekerjaan, perlengkapan, dan
jenis keterampilan pekerja digunakan bahan pembantu dalam pengembangan
program-program latihan.
6. Promosi
dan Pemindahan
Informasi analisis pekerjaan akan digunakan untuk
membantu menentukan promosi ataupun pemindahan karyawan.
7. Organisasi
Informasi jabatan yang diperoleh dari analisis
pekerjaan seringkali memberikan petunjuk bahwa organisasi yang ada perlu
diperbaiki.
8. Pemerkayaan
Pekerjaan (Job Enrichment)
Informasi analisis pekerjaan dapat dipergunakan
untuk memperkaya pekerjaan pada suatu jabatan tertentu.
9. Penyederhanaan Pekerjaan (Work
Simplification)
Informasi analisis pekerjaan digunakan juga untuk
penyederhanaan atau spesialisasi pekerjaan. Dengan perkembangan perusahaan dan
spesifikasi yang mendalam mengakibatkan pekerjaan-pekerjaan yang harus
dilakukan dalam suatu jabatan semakin terspesialisasi.
10. Penempatan (Placement)
Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk
menempatkan para karyawan pada pekerjaan-pekerjaan yang sesuai dengan
keterampilannya agar mereka bekerja secara efektif.
11. Peramalan dan Perekrutan
Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk
peramalan dan perekrutan tenaga kerja yang akan dibutuhkan perusahaan.
12. Orientasi
dan Induksi
Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk
orientasi dan induksi bagi karyawan baru mengenai sejarah perusahaan, hak dan
kewajibannya, menginduksi, dan lainnya
C. Tujuan Analisis Jabatan
Tujuan Analisis Jabatan menurut Gomes
(2003;92) Ada 12 tujuan analisis pekerjaan yang digunakan oleh sektor publik
maupun sektor swasta, yaitu:
- Job description,yaitu untuk mengidentifikasikan
pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan
pertanggung jawaban, serta untuk mengetahui spesifikasi pekerjaan atau
informasi mengenai standar pekerjaan.
- Job classification, yaitu penyusunan
pekerjaan-pekerjaan kedalam kelas-kelas, kelompok-kelompok, atau
jenis-jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu
- Job evaluation, yaitu suatu prosedur
pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan kegunaan masing-masing di dalam
organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terikat
- Job desinng
restructuring, yaitu meliputi usaha-usaha untuk mengalokasikan dan
merestrukturisasi kegiatan pekerjaan kedalam berbagai kelompok
- Personel requirement, yaitu berupa persyaratan atau spesifikasi
tertentu bagi suatu pekerjaan
- Performance appraisal, yaitu merupakan
penilaian sistematis yang dilakukan oleh supervisor terhadap performansi
pekerjaan dari para pekerja
- Worker training, yaitu pelatihan yang
ditujukan kapada para pekerja
- Worker mobility, yaitu dinamika
keluar-masuknya seseorang dalam posisi, perkerjaan-pekerjaan, dan
okupasi-okupasi tertentu
- Efficiency, ini mencangkup penggabungan
proses kerja yang optimal dan rancangan keamanan dari peralatan dan
fasilitas, serta prosedur kerja, susunan kerja dan standar kerja
- Safety, berfokus pada identifikasi dan
peniadaan perilaku kerja yang tidak aman, kondisi fisik dan kondisi
lingkungan
- Human resource planning, kegiatan antisipasi dan
reaktif melalui suatu organisasi
- Legal, aturan dan ketentuan lain yang
berkaitan dengan organisasi.
D. Metode dan Proses Pengumpulan Informasi
bagi Analis Jabatan
Joseph E. Morsh dalam As’ad (2004)
memperbincangkan beberapa motode dalam analisis jabatan. Metode-metode tersebut
adalah metode dengan Questionaire
(angket), metode dengan “Check-List”,
dengan wawancara individual, pengamatan, wawancara kelompok, technical conference, catatan harian,
metode dengan ikut bersama-sama kerja dan yang terakhir adalah metode teknik critical incident
1. Wawancara
Wawancara harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut:
a. Pro dan Kontra.
Wawancara
kiranya metode yang paling banyak digunakan untuk tugas dan tanggung jawab
jabatan, dan penggunaannya yang luas mencerminkan keunggulan.
b. Pertanyaan – pertanyaan yang Khas.
Meskipun ada
kekurangan-kekurangannya, wawancara itu digunakan secara luas.
c. Pedoman Wawancara.
2. Kuesioner
Meminta karyawan mengisi
kuesioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan
tanggung jawab mereka adalah satu cara lain untuk memperoleh informasi analisis
jabatan.
3. Observasi
Observasi langsung khususnya
bermanfaat nila jabatan-jabatan terutama terdiri dari kegiatan yang dapat
diobservasi secara fisik.
4. Buku Harian (diary/log)
Pendekatan yang lain adalah
meminta karyawan membuat buku harian (diary/log) atau daftar dari apa yang
mereka lakukan sepanjang hari. Untuk setiap kegiatan yang terlibat di dalamnya.
Kegiatan tersebut (bersama dengan waktunya) dicatat oleh karyawan itu dalam
sebuah buku harian.
Analisis
jabatan akan dimulai dengan proses pengumpulan data-data dari internal organisasi.
Data-data yang biasanya digunakan adalah dokumen visi misi perusahaan, dokumen
peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, dokumen prosedur operasi
yang sudah distandardisasikan, dan dokumen lain yang dapat memberikan histori
jabatan yang akan dianalisa.
Selanjutnya
analis jabatan (sebutan untuk orang yang melakukan analisa jabatan) akan
mempelajari dokumen tersebut dan menggali informasi mengenai suatu
jabatan.Setelah mendapatkan informasi dari data yang sudah ada, analis jabatan
akan terjun ke lapangan mengadakan 1) Penyebaran questioner, 2)
Wawancara dengan pemangku jabatan/incumbent,
atasan/superior, rekan/peer, dan bawahan/subordinate,
3) Observasi. Proses terjun di lapangan ini dilakukan untuk
organisasi yang proses bisnisnya sudah berjalan. Artinya sudah ada kegiatan
yang dilakukan. Di lapangan ini, analis jabatan akan menggali mengenai:
tanggungjawab dan wewenang jabatan, tugastugas yang dijalankan, prosedur
standar dalam operasionalisasi, kendala dan hambatan, pihak yang biasa terlibat
dalam penanganan pekerjaan (stake holders).
Analis
jabatan sebelum mengadakan wawancara, biasanya akan menyebarkan questioner yang
berisi pertanyaan seputar hal tersebut di atas. Ketika pulang dari lapangan, analis jabatan akan
menggenggam informasi yang akan diramu menjadi uraian jabatan dan persyaratan
jabatan. Dia akan membuat draf atas informasi tersebut. Draf uraian jabatan dan
persyaratan jabatan tersebut selanjutnya akan dikonsultasikan kembali dengan
atasan dan pemangku jabatan, sebelum disetujui oleh atasan dan pemangku
jabatan.
E. Teknik Melakukan Analisis Jabatan
Analisa jabatan adalah sebuah proses
untuk memahami suatu jabatan dan kemudian menyadurnya ke dalam format yang
memungkinkan orang lain untuk mengerti tentang jabatan tersebut.
Ada 3 tahap penting dalam proses
analisis jabatan, yaitu (1) mengumpulkan informasi, (2) menganalisis dan
mengelola informasi jabatan, dan (3) menyusun informasi jabatan dalam suatu
format yang baku.
Analisis jabatan yang dilakukan dengan
baik akan menghasilkan uraian jabatan yang baik pula, dan kemudian dapat
dijadikan bahan baku yang baik untuk proses pengelolaan SDM yang lain (evaluasi
jabatan, rekrutmen dan seleksi, manajemen kinerja, penyusunan kompetensi,
pelatihan).
Ada sejumlah prinsip penting yang harus
dipegang dalam melakukan proses analisis jabatan, yaitu:
- Proses analisis dilakukan untuk
memahami apa tanggung jawab setiap jabatan dan kontribusi hasil jabatan
tersebut terhadap pencapaian hasil atau tujuan organisasi. Hal ini,
nantinya uraian jabatan akan menjadi daftar tanggung jawab, bukan daftar
tugas atau aktivitas.
- Proses analisis jabatan, bukan
pemegang jabatan yang saat ini kebetulan sedang memangku jabatan tersebut.
Ini penting untuk menghindari bias dalam menganalisis jabatan berdasarkan
kemampuan, kinerja, gaya atau metoda kerja dari pemegang jabatan saat ini.
Yang perlu kita analisis adalah standar desain jabatan tersebut
berdasarkan struktur organisasi yang ada saat ini.
- Kondisi jabatan yang dianalisis dan
akan dituangkan dalam uraian jabatan adalah kondisi jabatan saat ini
berdasarkan fakta yang ada sesuai rancangan strategi dan struktur
organisasi.
Prinsip-prinsip ini penting untuk
dipahami karena sering terjadi di banyak organisasi, uraian jabatan dibuat
berdasarkan “selera” masing-masing atasan, atau bahkan diserahkan untuk dibuat
oleh pemegang jabatan. Ini membuat tidak adanya standar batasan jabatan yang
sebenarnya diinginkan oleh organisasi. Jika hal ini terjadi, maka akan mudah
untuk diperkirakan munculnya banyak masalah mengenai tumpang-tindih tanggung
jawab antarjabatan, atau rangkap-merangkap tanggung jawab oleh karena ada
beberapa tanggung jawab yang ternyata tidak tercakup di jabatan apapun, juga
akan dapat terjadi adanya jabatan yang beban tanggung jawabnya sangat besar/luas,
sementara jabatan lain terlihat sangat sempit dan ringan, sehingga tidak ada
perimbangan cakupan pekerjaan, yang dapat menimbulkan banyak masalah seperti
kecemburuan dan demotivasi.
Format isi uraian jabatan memang
bisa sangat bervariasi dari satu organisasi ke organisasi yang lain. Namun,
dengan kerangka berpikir bahwa uraian jabatan ini diperlukan sebagai bahan
dasar informasi untuk proses pengelolaan SDM yang lainnya, maka dalam format
uraian jabatan tersebut sebaiknya tersedia informasi minimum sebagai berikut:
identitas jabatan, tujuan jabatan, tanggung jawab utama, indikator kinerja,
dimensi/ukuran jabatan, dan spesifikasi jabatan. Di luar itu, organisasi dapat
memasukkan juga informasi tambahan lainnya, misalnya kewenangan, tantangan,
hubungan kerja, dan struktur organisasi
BAB III
Simpulan dan
Saran
A. Simpulan
Pembahasan di
atas dapat simpulkan sebagai berikut:
1. Analisis pekerjaan/jabatan yaitu proses
pengumpulan inforamsi yang berkaitan dengan pekerjaan yang dilakukan seorang
pekerja secara sistematis. Hasil dari analisis pekerjaan adalah uraian
pekerjaan (job description) dan
spesifikasi pekerjaan (Job specification)
2. Job
description atau uraian pekerjaan adalah Dokumen formal
organisasi yang berisi ringkasan informasi penting mengenai suatu jabatan untuk
memudahkan dalam membedakan jabatan yang satu dengan yang lain dalam suatu
organisasi. Urian pekerjaan tersebut biasanya berisi: a. Identifikasi pekerjaan
atau jabatan, b. Hubungan tugas dan tanggung jawab, c. Standar wewenang dan pekerjaan, d. Syarat kerja/Stndar Kerja, e. Ringkasan pekerjaan atau jabatan, dan f. Spesifiksi
Pekerjaan (Penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya)
3.
Spesifiksi Pekerjaan (Job spesification) adalah uraian
persyaratan kualitas minimum orang yang
bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan
kompeten. Job spesification berisi: a. Tingkat pendidikan pekerja,
b. Jenis kelamin pekerja, c. Keadaan
fisik pekerja, d. Pengetahuan dan kecakapan pekerja, e. Batas umur pekerja, f.
Nikah atau belum., g. Minat pekerja, h Emosi dan temperamen pekerja, dan i. Pengalaman
pekerja
B. Saran
Saran yang
dapat penulis ajukan adalah hendaknya pembaca dapat mengimplemantasikan analis
jabatan apabila dengan sebenar-benarnya seandainya mendapat tugas sebagai analis
jabatan atau sebagai pemimpin suatu oraganisasi atau lembaga.
Manajemen Perusahaan
