Salah satu persoalan krusial di Indonesia adalah Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM). MSDM disebut sebagai salah satu persoalan krusial mengingat persoalan-persoalan yang berkaitan dengan hal ini tidak pernah tuntas. Sorotan terhadap kinerja SDM aparatur yang rendah, hampir tidak pernah berhenti.
Pada tahun 2002, Feisal Tamin yang kala
itu menjabat sebagai Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara,
sempat mengatakan bahwa dari 4 juta PNS, hanya 40% yang dikatakan
bekerja secara produktif. Sedangkan sisanya, sebesar 60%, masih harus
dibenahi.
Seperti diketahui, Pemerintah mengalokasikan anggaran untuk
membayar gaji dan tunjangan para PNS. Jika dikaitkan dengan angka yang
disebut oleh Feisal Tamin, tentu kondisi tersebut merupakan suatu hal
yang menyedihkan karena merupakan pemborosan anggaran. Pemerintah
mengeluarkan angaran untuk sesuatu yang tidak produktif.
Tentu banyak hal yang menyebabkan
kondisi tersebut terjadi. Salah satu hal mendasar yang perlu mendapat
sorotan adalah kemampuan pemerintah dalam memprediksi kebutuhan pegawai.
Kebutuhan pegawai dalam konteks ini tentu tidak hanya berkaitan dengan
kuantitas, akan tetapi juga kualitas SDM yang diperlukan. Dalam hal ini,
seharusnya analisis jabatan memainkan peranan yang penting.
Pengadaan
pegawai yang tidak didasari oleh analisis yang tepat, akan selalu
menimbulkan persoalan yang sama. Oleh karena itulah, artikel singkat
ini, akan mencoba untuk mengetengahkan konsep analisis jabatan.
Analisis jabatan merupakan bagian tidak
terpisahkan dari Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM). Menurut Hasibuan
(2007: 10) pengertian MSDM adalah sebagai berikut: “Manajemen Sumber
Daya Manusia adalah ilmu dan seni mengatur hubungan dan peranan tenaga
kerja agar efektif dan efisien membantu terwujudnya tujuan perusahaan,
karyawan, dan masyarakat”.
Sedangkan Sofyandi (2003: 6) mengemukakan definisi manajemen sumber daya manusia sebagai berikut:
Manajemen SDM didefinisikan sebagai suatu strategi dalam menerapkan fungsi-fungsi manajemen yaitu planning, organizing, leading & controling,
dalam setiap aktivitas/fungsi operasional SDM mulai dari proses
penarikan, seleksi, pelatihan dan pengembangan, penempatan yang meliputi
promosi, demosi, & transfer, penilaian kinerja, pemberian
kompensasi, hubungan industrial, hingga pemutusan hubungan kerja, yang
ditujukan bagi peningkatan kontribusi produktif dari SDM organisasi
terhadap pencapaian tujuan organisasi secara lebih efektif dan efisien.
Dari pendapat para ahli tersebut dapat
disimpulkan bahwa manajemen sumber daya manusia merupakan seluruh
kegiatan mengelola sumber daya manusia, yang diawali dari upaya
mendapatkan SDM yang kompeten sampai dengan pemberhentian. Adapun
tujuannya adalah agar SDM tersebut dapat memberikan kontribusi yang
optimal dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
Analisis Jabatan
Untuk membantu organisasi mencapai
tujuannya, diperlukan sumber daya manusia yang tepat, yang memiliki
kemampuan sesuai dengan beban tugas yang harus dilaksanakan supaya
tugasnya dilaksanakan secara efektif dan efisien. Definisi jabatan
menurut Wursanto (1991: 39) adalah sebagai berikut: ”Jabatan diartikan
sebagai kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang, dan
hak seseorang pegawai dalam susunan suatu organisasi.”
Jabatan berkaitan dengan serangkaian
pekerjaan yang akan dilakukan dan persyaratan yang diperlukan untuk
melakukan tugas tersebut dan kondisi lingkungan di mana pekerjaan
tersebut dilakukan. Data yang dikumpulkan secara lebih rinci meliputi
tugas-tugas (duties), tanggung jawab (responsibility), kemampuan manusia (human ability), dan standar unjuk kerja (performance standard).
Istilah analisis adalah terjemahan dari kata to analyze yang berarti ”menguraikan”. Jadi analisis jabatan berarti menguraikan suatu jabatan menjadi beberapa tugas (task).
Definisi analisis jabatan menurut
Hariandja (2007: 48) adalah sebagai berikut: ”Analisis jabatan adalah
usaha untuk mencari tahu tentang jabatan atau pekerjaan yang berkaitan
dengan tugas-tugas yang dilakukan dalam jabatan tersebut.” Sedangkan
menurut Irawan, dkk. (1997: 46): ”Analisis jabatan merupakan informasi
tertulis mengenai pekerjaan-pekerjaan apa yang harus dikerjakan oleh
pegawai dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai”.
Sementara itu analisis jabatan menurut Sofyandi (2008: 90) adalah sebagai berikut:
Analisis jabatan (job analysis) merupakan suatu proses yang sistematik untuk mengetahui mengenai isi dari suatu jabatan (job content)
yang meliputi tugas-tugas, pekerjaan-pekerjaan, tanggung jawab,
kewenangan, dan kondisi kerja, dan mengenai syarat-syarat kualifikasi
yang dibutuhkan (job requirements) seperti pendidikan,
keahlian, kemampuan, pengalaman kerja, dan lain-lain, agar seseorang
dapat menjalankan tugas-tugas dalam suatu jabatan dengan baik.
Schuler (Yuniarsih dan Suwatno, 2008: 98) berpendapat sebagai berikut: ’Job
analysis is the process of describing and recording aspects of jobs,…
the purposes of a job, its major duties or activities, and the
conditions under which the job is performed.’
Pynes (2004: 147) memberikan pendapat mengenai analisis jabatan sebagai berikut: “A
job analysis is a systematic process of collecting data for determining
the knowledge, skills, abilities, and other characteristics (KSAOCs)
required to successfully perform a job and to make judgements about the
nature of a specific job”.
Dari definisi-definisi mengenai analisis
jabatan tersebut, dapat disimpulkan bahwa analisis jabatan merupakan
upaya untuk mendapatkan informasi mengenai suatu jabatan dan
syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat memegang jabatan tersebut
dengan baik. Dari pengertian-pengertian tersebut, terlihat bahwa
analisis jabatan merupakan suatu proses yang sangat penting dalam MSDM.
Melalui analisis jabatan, akan diketahui berapa posisi/jabatan yang
seharusnya ada dalam suatu organisasi dan kemampuan apa yang dibutuhkan
oleh pemegang jabatan.
Analisis Beban Kerja
Analisis jabatan memberikan informasi
yang berguna untuk menentukan syarat-syarat tenaga kerja secara
kualitatif. Analisis jabatan menunjukkan jenis-jenis jabatan dan
karyawan-karyawan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas itu,
akan tetapi fungsi penyusunan tenaga kerja belum jelas karena kuantitas
(jumlah) pegawai yang diperlukan belum dihitung.
Prosedur yang lazim dipergunakan untuk
menentukan berapa jumlah tenaga kerja yang diperlukan adalah dengan
menganalisis pengalaman. Catatan-catatan tentang hasil pekerjaan dapat
menunjukkan volume dari pada hasil dan jumlah pegawai dalam suatu
bagian. Kemudian dapat dihitung hasil rata-rata tiap pegawai.
Sejumlah target pekerjaan atau target
hasil yang harus dicapai dalam satuan waktu tertentu disebut dengan
beban kerja. Sedangkan analisis beban kerja adalah frekuensi rata-rata
masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu dari
masing-masing organisasi, misalnya berapa banyaknya pekerjaan pengetikan
surat atau naskah lainnya yang harus dibuat oleh suatu satuan
organisasi dalam jangka waktu tertentu.
Teknik analisis beban kerja (workload analysis)
memerlukan penggunaan rasio-rasio atau pedoman-pedoman penyusunan staf
standar dalam upaya mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan pegawai.
Analisis beban kerja mengidentifikasi baik jumlah karyawan maupun
tipe-tipe karyawan yang diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan
organisasi. Langkah pertamanya adalah mengidentifikasi seberapa banyak
keluaran (output) yang hendak dicapai organisasi.
Hal ini
selanjutnya diterjemahkan ke dalam jumlah jam kerja karyawan pada setiap
kategori pekerjaan yang akan diperlukan untuk mencapai tingkat keluaran
(output) tersebut. Apabila keluaran (output)
diperkirakan berubah, maka perubahan pekerjaan dapat diramalkan dengan
mengkalkulasi berapa banyak jam kerja karyawan yang dibutuhkan.
Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil
Dalam perencanaan kepegawaian, di
lingkungan pemerintah pun, perlu dilaksanakan analisis jabatan. Melalui
analisis jabatan akan diperoleh diperoleh data/informasi tentang jabatan
sebagai dasar penyusunan formasi, penerimaan, seleksi, penempatan,
pengembangan dan penilaian. Dua hal penting yang harus diperhatikan
dalam penyusunan kebutuhan PNS adalah formasi dan Analisis jabatan.
1). Formasia. Penetapan dan Tujuan Formasi
Formasi PNS diatur dalam PP No. 97 Tahun
2000 sebagaimana telah diubah dengan PP No. 54 Tahun 2003. Berdasarkan
Peraturan Pemerintah tersebut, Formasi adalah penentuan jumlah dan
susunan pangkat PNS yang diperlukan untuk mampu melaksanakan tugas pokok
yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang. Penetapan formasi
bertujuan agar satuan-satuan organisasi Pemerintah/Negara mempunyai
jumlah dan mutu PNS yang memadai sesuai beban kerja dan tanggung jawab
pada masing-masing satuan organisasi.
Formasi PNS Pusat adalah formasi bagi
PNS yang bekerja pada suatu satuan organisasi Pemerintah Pusat. Formasi
PNS Pusat untuk masing-masing satuan organisasi Pemerintah Pusat setiap
tahun anggaran ditetapkan oleh MENPAN, setelah mendapat pertimbangan
Kepala BKN berdasarkan usul dari Pejabat Pembina Kepegawaian Pusat.
Dalam penetapan formasi ini harus mendapat pertimbangan Menteri
Keuangan.
b. Pokok-pokok dalam Penyusunan Formasi- Dasar Penyusunan Formasi, Dalam penyusunan formasi, yang menjadi dasar pertimbangan adalah: (a) jenis pekerjaan; (b) sifat pekerjaan; (c) perkiraan beban kerja; (d) perkiraan kapasitas pegawai; (e) kebijakan pelaksanaan pekerjaan; (f) jenjang dan jumlah jabatan serta pangkat; (g) peralatan yang tersedia.
- Sistem Penyusunan Formasi, Penyusunan formasi dilaksanakan melalui dua sistem, yaitu: (a) sistem sama, yaitu suatu sistem yang menentukan jumlah dan kualitas yang sama bagi semua unit organisasi yang sama dengan tidak memperhatikan besar kecilnya beban kerja. (b) Sistem ruang lingkup, yaitu suatu sistem yang menentukan jumlah dan kualitas PNS berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang dipikulkan pada unit organisasi itu.
- Kebutuhan Pegawai, Untuk mengetahui kebutuhan pegawai, analisis jabatan dilakukan sebagai dasar penyusunan formasi. Melalui analisis ini dapat digambarkan secara konkrit jumlah dan kualitas PNS yang diperlukan oleh suatu unit organisasi untuk melaksanakan tugasnya secara berdaya guna dan berhasil guna.
- Anggaran Belanja Negara, Penetapan formasi PNS bagi suatu organisasi pada akhirnya sangat ditentukan oleh tersedianya anggaran. Oleh karena itu walaupun suatu formasi telah disusun secara rasional berdasarkan hasil analisis jabatan yang ditetapkan menjadi kebutuhan pegawai, akan tetapi menjadi pertimbangan yang paling mendasar adalah kemampuan anggaran yang tersedia.
2). Analisis Jabatan
Dalam penempatan PNS pada jabatan yang
tepat dalam susunan organisasi, terlebih dahulu harus diketahui mengenai
informasi tentang tugas fungsi dan beban kerja organisasi tersebut.
Informasi tersebut hanya dapat diketahui melalui hasil analisis jabatan.
Analisis jabatan adalah proses untuk menguraikan data dan informasi
tentang jabatan yang kesemuanya itu diperlukan sebagai bahan penyusunan
formasi pegawai, meliputi jumlah dan kualitas yang dibutuhkan.
Analisis jabatan bertujuan untuk
mengetahui data/informasi guna menetapkan : (a) kuantitas dan kualitas
PNS yang diperlukan dalam suatu organisasi; (b) pengembangan kompetensi
PNS melalui pendidikan dan pelatihan; (c) evaluasi jabatan; (d)
penilaian pelaksanaan pekerjaan; (e) promosi dan/atau pemindahan; serta
(f) pengembangan kinerja organisasi. Dengan diperolehnya data dan
informasi hasil analisis jabatan diharapkan perencanaan kepegawaian
dapat dilaksanakan secara efektif.
Penutup
Efektif tidaknya suatu organisasi sangat
tergantung pada kemampuan SDM yang ada di dalamnya. Dengan kata lain,
kapasitas SDM yang ada dalam suatu organisasi lah yang akan mampu
mengarahkan organisasi pada pencapaian tujuan.
Keberadaan SDM yang kapabel tentu tidak
terlepas dari upaya untuk mendapatkan SDM yang kapabel tersebut. Salah
satu langkah mendasar yang harus dilakukan oleh setiap organisasi, untuk
mendapatkan SDM yang tepat jumlah dan tepat kualitas adalah analisis
jabatan. Pengabaian terhadap analisis jabatan akan membuat organisasi
mengalami kerugian. Kerugian yang dimaksud dalam hal ini tidak janya
berupa inefisiensi anggaran, akan tetapi jug pada kualitas layanan yang
diberikan.
0 komentar
Posting Komentar