Kesimpulan Analisa Jabatan

BAB I

PENDAHULUAN

A.     Latar Belakang

Organisasi berisi sekumpulan sumber daya manusia yang mempunyai tujuan, visi dan misi yang sama. Semua kegiatan yang ada dalam organisasi akan bermuara pada satu atau beberapa tujuan yang semuanya telah tertuang  pada saat perencanaan (planning). Planning pada suatu organisasi sangatlah penting karena bisa dikatakan planning adalah pedoman dan kompas bagi suatu organisasi. Tetapi sumber daya manusia adalah bagian vital bagi organisasi, karena yang bisa menggerakkan organisasi adalah sumber daya manusia, yang bisa membawa kemana arah orientasi adalah sumber daya manusia, yang bisa memajukan dan meruntuhkan organisasi juga sumber daya manusia yang ada di organisasi tersebut. Menurut Handoko (Monthy : 1997), perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengantisipasi permintaan-permintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi di waktu yang akan datang. Sedangkan menurut George Milkovich dan Paul C. Nystrom (Dale Yoder : 1981) perencanaan kerja adalah proses peramalan, pengembangan, pengimplementasian, dan pengontrolan yang menjamin perusahaan mempunyai kesesuaian jumlah pegawai, penempatan pegawai secara benar, waktu yang tepat, yang secara otomatis lebih bermanfaat.

Dari pernyataan diatas dapat disimpulkan bahwa pengertian perencanaan SDM merupakan proses analisis dan identifikasi tersedianya kebutuhan akan sumber daya manusia sehingga organisasi tersebut dapat mencapai tujuannya.

Di negara barat telah diteliti tentang sumber daya manusia (SDM) yang menunjukkan pergeseran dari kinerja individu ke kinerja organisasi, tetapi di negara Pakistan belum diteliti. Kebijakan dan praktik dengan kinerja organisasi telah menjadi topik yang populer , namun menghubungkan kinerja dengan SDM belum diselidiki dan diperlukan tenaga yang besar terutama dalam konteks organisasi sektor publik Pakistan. Analisis jabatan ini membentuk fondasi SDM sehingga dapat diperbaikinya sistem seleksi, pelatihan dan pengembangan program. Analisis sebelumnya pada analisis pekerjaan difokuskan pada aspek metodologis dari konsep analisis jabatan. 

Analisis jabatan dapat dipandang sebagai pusat dari hampir semua manajemen sumber daya manusia kegiatan perlu untuk keberhasilan jalannya organisasi. Asumsi penting yang mendasari penggunaan dasar (analisis jabatan menejemen) menjadi dipertanyakan dalam bisnis saat ini. Analisa jabatan difokuskan pada pengumpulan informasi yang berkaitan dengan pekerjaan.

Analisa jabatan dapat dipandang sebagai pusat dari hampir semua manajemen sumber daya manusia kegiatan perlu untuk keberhasilan jalannya organisasi. Strategi analisisa jabatan dan model kompetisi, keduanya memiliki potensi untuk mengisi kekosongan penting dalam jalan karir perencanaan.

B.      Ruang Lingkup

1.       Menganalisis dan mendesain pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa pekerjaan itu harus dikerjakan ;

2.       Informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai.

C.      Tujuan

1.       Untuk mengetahui pengertian dari analisa jabatan ;

2.       Untuk mengetahui manfaat yang ada di dalam analisa jabatan ;

3.      Untuk mengetahui metode apa saja yang digunakan dalam analisa jabatan ;

4.      Untuk mengetahui isi dan aspek penting yang ada di dalam analisa jabatan ;

5.      Untuk mengetahui aspek pekerjaan yang dianalisa sehingga menghasilkan manfaat ;

6.      Untuk mengetahui makna dari uraian/deskripsi pekerjaan dan apa saja elemen yang ada di dalamnya.

BAB II

TELAAH PUSTAKA

A.     Pengertian Analisa Jabatan

Analisa jabatan menurut Gary Dessler (1997), yaitu prosedur untuk menetapkan tugas dan tuntutan keterampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan dipekerjakan untuk itu. Suatu pekerjaan diciptakan untuk memfasilitasi tujuan dari organisasi itu sendiri. Untuk itu pengetahuan, keahlian, dan kemampuan orang memegang jabatan sangat berpengaruh terhadap pencapaian tujuan organisasi tersebut. Analisa jabatan adalah esensi untuk menetapkan persyaratan sumber daya manusia yang bagaimana yang akan direkrut ke dalam organisasi. Analisa jabatan merupakan hal yang penting dalam pencapaian tujuan organisasi/perusahaan, karena tujuan analisa jabatan adalah untuk mendefinisikan setiap pekerjaan yang berhubungan dengan perilaku yang diperlukan untuk melaksanakannya. Analisa jabatan harus dikerjakan sebagai langkah awal dalam melakukan perekrutan. Analisa jabatan membuat manajer lebih memahami pekerjaan dan struktur pekerjaan sehingga nantinya diharapkan agar manajer dapat membenahi aliran kerja yang kurang efektif dan juga bisa memperbaiki teknik untuk meningkatkan produktivitas.

Simamora (2006) menyatakan bahwa analisa jabatan dilakukan setelah pekerjaan dirancang, karyawan dilatih untuk melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya. Ada 3 alasan analisa jabatan dilakukan :

1.       Pada saat organisasi pertama kali di bentuk dan analisa pertama kali dilakukan ;

2.       Pada saat dibuat pekerjaan baru ;

3.      Pada saat pekerjaan berubah secara signifikan akibat metode baru, prosedur baru, dan teknologi baru.

Pada intinya analisa jabatan adalah menempatkan orang yang tepat pada suatu pekerjaan tertentu sesuai dengan kemampuan, keahlian, dan pengalaman dalam melakukan suatu pekerjaan. Jadi dalam hal ini dapat menghindari hal-hal yang kurang menguntungkan bagi perusahaan ,seperti seringnya mengganti atau menempatkan orang yang kurang tepat untuk suatu jabatan di dalam organisasi/peruhasaan.

B.      Manfaat Analisa Jabatan

Menurut Nitisemito (1992), analisis jabatan bermanfaat sebagai :

1.       Landasan untuk melaksanakan mutasi ;

2.       Landasan untuk melaksanakan promosi ;

3.      Landasan untuk melaksanakan training / pelatihan ;

4.      Landasan untuk melaksanakan kompensasi ;

5.      Landasan untuk melaksanakan syarat lingkungan kerja ;

6.      Landasan untuk pemenuhan kebutuhan peralatan.

Simamora (2006: 83-84) menyebutkan manfaat dari analisis pekerjaan adalah membantu dalam mengkomunikasikan harapan sebuah pekerjaan terhadap si pemegang jabatan, penyela dan rekan sejawatnya. Dengan menjabarkan apa yang dibutuhkan, bagaimana kualifikasi orang yang akan memegangnya, kapan waktu yang dibutuhkan untuk menciptakan pekerjaan baru itu dan bagaimana syarat-syarat yang akan dibutuhkan maka akan terjadi efisiansi pemakaian tenaga kerja dan optimalisasi produktivitas. Secata lebih rinci Simamora menjelaskan setidaknya terdapat 9 manfaat dari analis pekerjaan yaitu :

1.       Analisis Penyusunan Kepegawaian

Dalam analisis penyusunan kepegawaian, seorang manajer akan mencari informasi tentang pekerjaan dan mengolahnya guna menyusun struktur kepegawaian, sehingga pendayagunaan para karyawan akan lebih optimal ;

2.       Desain Organisasi

Analisis pekerjaan bisa menjadi sejenis audit dalam suatu organisasi. Simamora (2006: 84) menyebutkan bahwa analisis pekerjaan sering diaplikasikan dalam desain dan redesain pekerjaan tertentu serta pekerjaan terkait lainnya yang tujuannya adalah untuk menciptakan perubahan perilaku organisasional yang signifikan ;

3.      Redesain Pekerjaan

Suatu pekerjaan dapat dikaji atau dikaji ulang ketika pekerjaan itu telah dipakai untuk meningkatkan metode pekerjaan, mengurangi kesalahan, mengeliminasi penanganan yang tidak perlu dan duplikasi upya, menurangi kelelahan, meningkatkan tanggungjawab dan akhirnya memperbaiki kinerja pegawai ;

4.      Telaah dan Perencanaan Kinerja

Analisis pekerjaan menciptakan informasi, perencanaan dan evaluasi kinerja lebih akurat dan hal itu merupakan hal yang bersifat fundamental ;

5.      Suksesi Manajemen

Kesuksesan manajemen tidak lepas dan analisis jabatan karena profil pekerjaan yang dibuat akan menentukan apa saja aktifitas utama, persyaratan kualifikasi dari pekerja dan pertanggungjawaban dari setiap pekerja. Profil posisi menentukan aktifitas dan kualifikasi yang dikehendaki serta mencari penerus untuk posisi tersebut apabila mereka keluar dari organisasi itu ;

6.      Pelatihan dan Pengembangan

Lewat analisa jabatan, program pelatihan dan pengembangan dari setiap lini dan lapisan organisasi akan mudah ditentukan. Deskripsi tugas pekerjaan merupakan materi yang membantu pembuatan isi program pelatihan ;

7.      Jalur Karir

Jalur karir merupakan penjabaran secara eksplisit dari urusan alternative pekerjaan yang dapat diduduki oleh seorang individu dalam suatu karir organisasional. Ketika karyawan memiliki informasi tentang persyaratan pekerjaan, maka akan memungkinkan karyawan akan memiliki perencanaan karir yang baik ;

8.      Kriteria Seleksi

Output dari analisa jabatan akan menjadi dasar kriteria seleksi karyawan baik pada awal rekrutmen maupun ketika akan dipromosikan atau penugasan selanjutnya ;

9.      Evaluasi Pekerjaan

Analisis jabatan memberikan deskripsi atau gambaran tentang suatu pekerjaan atau langsung pada penelitian terhadap system yang ada. Sehingga kita dapat mengetahui bagaimana kekuatan dan kelemahan dari suatu orgnisasi.

C.      Metode yang Dipergunakan Dalam Analisa Jabatan

Terdapat berbagai teknik yang dapat digunakan untuk mengumpulkan informasi berdasarkan tugas, tanggung jawab, dan aktivitas dari jabatan. Di dalam prakteknya dapat digunakan satu atau lebih teknik yang paling cocok dengan tujuan yang diharapkan. Sebagai contoh, wawancara mungkin cocok untuk menciptakan suatu uraian jabatan, sementara kuisioner lebih tepat untuk menempatkan nilai dari sebuah jabatan untuk tujuan kompensasi. Mengumpulkan data analisa jabatan biasanya mencakup suatu upaya patungan oleh seorang spesialis sumber daya manusia (SDM) dan karyawan. Spesialis SDM mengobservasi dan menganalisis pekerjaan yang sedang dilakukan dan selanjutnya mengembangkan suatu uraian jabatan dan spesifikasi jabatan. Karyawan juga terlibat untuk mengisi kuisioner yang mendaftarkan kegiatan bawahan. Selanjutnya karyawan dapat meninjau dan membenarkan konkulasi analisa sehubungan dengan kegiatan dan tugas jabatan.

Joseph E. Morsh yang dikutip oleh Moh. As’ad memperbincangkan beberapa metode yang dipergunakan dalam analisa jabatan, yaitusebagai berikut :

1.       Metode dengan Questionaire (angket)

Dengan menggunakan angket, yang bersangkutan diminta untuk memberikan data-data mengenai jabatannya dengan kata-kata sendiri. Analis meminta karyawan mengisi angket untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka. Keuntungan utama dari metode angket adalah informasi atas sejumlah pekerjaan dapat dikumpulkan secara murah dan dalam waktu yang relative singkat ;

2.       Metode dengan “check-list’

Pekerja mengecek tugas-tugas yang dikerjakannya, dari suatu daftar pernyataan tugas-tugas yang melukiskan jabatan. Ruang lingkup pernyataan tugas-tugas yang ada di daftar tersebut tergantung dari pertimbangan si pembuat daftar ;

3.   Metode dengan wawancara individual

Ini menyangkut seleksi terhadap pekerja yang baik yang biasanya diwawancarai di luar pekerjaan ;

4.      Metode dengan Pengamatan

Ini dilakukan di tempat kerja sewaktu pekerja tersebut sedang melakukan pekerjaan yang akan dinilai. Penganalisa mengamati dan menanyai pekerja-pekerja guna memperoleh keterangan yang komlit, khusus, dan teliti ;

5.      Metode dengan Wawancara Kelompok

Sejumlah besar pejabat yang mewakili jabatan-jabatan yang sama diseleksi. Dengan bantuan dari penganalisa, pejabat-pejabat mencatat data-data identifikasi dan mengingat serta menuliskan kegiatan-kegiatan mereka. Pada penutupan pertemuan penganalisa mengkombinasikan data-data dari pejabat-pejabat tadi dalam suatu schedule komposisi untuk masing-masing jabatan ;

6.      Metode dengan Technical Conference

Sejumlah ahli diseleksi berdasarkan luasnya pengetahuan dan pengalamannya, dan bekerja bersama-sama untuk mencatat kegiatan-kegiatan yang menyangkut jabatan yang sedang dianalisa ;

7.      Metode dengan Catatan Harian

Pekerja diminta untuk mencatat tugas-tugasnya dari hari ke hari. Keharusan mengingat-ingat dikurangi dan frekuensi pelaksanaan tugas untuk suatu periode pengumpulan data-data dibatasi ;

8.      Metode dengan Ikut Bersama-sama Kerja

Penganalisa jabatan tersebut ikut bekerja. Mungkin ia melakukan tugas-tugas sederhana dengan sedikit atau tanpa instruksi. Dalam hal kegiatan-kegiatan yang bersifat lebih teknis ia harus mempelajari terlebih dahulu pekerjaan tersebut dan kemudian mengerjakannya bersama dengan pegawai-pegawai yang sudah biasa ;

9.      Teknik Critical Incident

Ini menyangkut pengumpulan pernyataan-pernyataan yang didasarkan atas pengamatan langsung atau catatan-catatan perubahan (tingkah laku) yang memperlihatkan performance yang baik sekali maupun yang tak memuaskan. Aspek tingkah laku dari pekejaan-pekerjaan tersebut diperhatikan dan biasanya beberapa kejadian seperti itu berguna untuk mengenali persyaratan yang berat dari suatu jabatan, akan tetapi tidak memberikan keterangan yang cukup untuk suatu model uraian jabatan yang lengkap.

Semua metode diatas mempunyai kebaikan-kebaikan dan kekurangan-kekurangan. Di dalam bukunya yang berjudul “Personnel Selection”, Thorndike menjelaskan prosedur dalam pengumpulan data analisa jabatan. Ia menyatakan bahwa ada 5 sumber ke mana penganalisa jabatan dapat mengadakan referensi :

1.       Penelaahan jabatan yang lalu ;

2.       Analisa terhadap bahan-bahan dokumentasi ;

3.      Wawancara yang disertai pertanyaan tentang personnel ;

4.      Pengalaman langsung dari penganalisa jabatan ;

5.      Analisa statistic darin vadilitas-vadilitas tes.

D.     Isi dan Pentingnya Analisa Jabatan

1.       Isi Analisa Jabatan

Analisa jabatan menghasilkan informasi tentang tuntutan jabatan yang selanjutnya digunakan untuk mengembangkan uraian jabatan (job description) dan spesifikasi jabatan (job specification). Uraian jabatan (Job description) adalah hasik analisa jabatan sebagai rangkaian kegiatan atau proses menghmun dan mengolah informasi mengenai pekerjaan atau dengan kata lain , suatu uraian tertulis dari papa yang diperlukan oleh suatu pekerjaan. Uraian jabatan ini tidak membahas masalah pekerja tetapi masalah ruang lingkup kegiatan, fungsi dasar atau tugas pokok, nama pekerjaan, wewenang dan kewajiban, tanggung jawab, kriteria penilaian, dan hasilnya. Sedangkan spesifikasi jabatan (Job Specification) adalah karakteristik atau syarat-syarat kerja yang harus dipenuhi sehingga dapat melaksanakan suatu pekerjaan/jabatan. Spesifikasi jabatan berisi tentan persyaratan kualifikasi individu sehubungan dengan jabatan pada posisi tertentu berupa pengetahuan keterampilan, kecakapan, sera ciri lainnya.

2.       Pentingnya Analisa Jabatan

Informasi dasar dan penting mengenai jabatan ini diperlukan oleh banyak pihak, mulai dari pemegang jabatan (agar ia mengerti apa yang dituntut dari jabatan tersebut), perekut (agar mengerti orang seperti apa yang sesuai untuk mengisinya), atasn (agar memahami apa yang ia tuntut dari pekerjaan bawahannya dan menjadi dasar yang objektif untuk mengkomunikasikan ekspektasi organisasi terhadap bawahannya, serta dasar untuk pengukuran kinerja), hingga bagi pengelola pelatihan (agar mengerti kompetensi apa yang perlu dimiliki oleh setiap pemenang jabatan). Penyusunan uraian jabatan harus dilakukan dengan baik agar mudah dimengerti. Untuk itulah diperlukan suatu proses yang terstrukturpula, yang dikenal dengan analisis jabatan.

Peran analisa janatan dalam manajemen sumber daya manusia suatu pengetahuan yang eksplisit dan terperinci mengenai setiap jabatan sangatlah diperlukan, antara lain untuk keperluan rekrutmen, seleksi, dan penempatan tenaga kerja menentukan besarnya upah, merancang jalur karir pekerja, dll. Selain memberikan manfaat bagi organisasi, analisa jabatan juga bermanfaat bagi pegawai untuk mencapai tujuan-tujuan pribadiya. Dengan ditempatkan pada jabatan yang sesuai dengan kualifikasi yang ia miliki, berarti para pegawai tersebut telah diberikan kesempatan untuk mengembangkan dirinya dan merealisasikan potensinya seoptimal mungkin.

E.      Aspek Pekerjaan yang Dianalisa

Agar program analisa jabatan menghasilkan beragam manfaat bagi organisasi, analis jabatan perlu memberika informasi tentang beberapa aspek pekerjaan. Aspek pekerjaan yang dianalisis meliputi :

1.       Keluaran Pekerjaan

Pengukuran keluaran pekerjaan penting dalam mendesain pekerjaan, menentukan persyaratan penyusunan staf, menetapkan stabdar dan penyusunan kinerja, dan mengevaluasi nilai pekerjaan. Contoh : pekerja produktif, posisi penjualan, pekerja pemograman computer, dan posisi administrative. Disini perekayasaan pekerjaan membutuhkan adanya penelitian terhadap keluaran yang berhubungan dengan system kerja yang lebih luas, perlengkapan, aliran kerja, dsb.

2.       Aktifitas/tugas yang dilakukan

Pada lapisan manajerial yang lebih tinggi, profesiona; dan pekerjaan teknis, analisis umumnya terfokus pada aktifitas pelaporan yaitu perilaku yang dapat dirasakan. Sangat sulit meneliti perilaku aktual karena sampel apapun memang seperti itu, dan prosedur pengumpulan data membutuhkan persepsi seseorang tentang perilaku actual itu. Pekerjaan menganalisis seperti ini yang seharusnya dilaksanakan atau direncanakan untuk dilaksanakan di dalam organisasi mungkin merupakan pendekatan praktis, tetapi kualitas pertimbangan subyektif yang diperlukan dapat ditingkatkan dengan memusatkan pertam-tama prilaku aktual.

3.      Kemampuan/ Kompetensi

Jenis keahlian, pengetahuan, dan kemampuan yang diperlukan untuk menunaikan sebuah pekerjaan secara efektif sering perlu diketahui. Informasi tentang kompetensi digunakan dalam mendefinisikan persyaratan kerja untuk seleksi dan penempatan, penentuan jalur karir, perencanaan desain organisasi, penentuan kebutuhan pelatihan dan kadang-kadang pelaksanaan evaluasi pekerjaan. Kompetensi sulit ditentukan dengan ukuran yang obyektif, oleh karena itu perusahaan bergantung pada pendidikan sebagai indikator. Pendidikan mungkin relevan, tetapi hanya mewakili keahlian, pengetahuan atau  kemampuan tertentu yang berkaitan dengan pengeluaran atau prilaku kerja. Pendidikan hanya merupakan pengganti subyektif dari aspek pengalaman dan keahlian aktual dan kemampuan.

4.      Balas Jasa

Struktur evaluasi yang digunakan dalam administrasi gaji terutama mencermati beberapa faktor yang termasuk dalam kategori seperti keluaran, tingkat pendidikan, dan jabatan. Diantara faktor tambahan yang sering digunakan, dan dengan demikian merupakan pokok persoalan bagi analisis pekerjaan dalam mendukung pelaksanaan pengupahan, adalah hubungan pelaporan, banyaknya bawahan yang melapor secara langsung, dan aktiva atau pengendalian anggaran. Hal-hal itu langsung dapat diukurdan ditentukan, kendati pun mencuat pertanyaan apakah hal tersebut merupakan faktor yang paling tepat untuk mengevaluasi.

F.      Makna Dari Uraian/Deskripsi Pekerjaan Dan Elemennya

Deskripsi pekerjaan merupakan produkyan pertama dan langsung dari proses analisis pekerjaan. Deskripsi pekerjaan merupakan dokumen yang menyediakan informasi mengenai kewajiban, tugas dan tanggungjawab. Pekerjaan. Kewajiban, tugas dan tanggungjawab merupakan tindakan-tindakan yang dapat diamati. Deskripsi pekerjaan haruslah berisi pernyataan ringkas dan akurat yang menunjukkan apa yang dikerjakan oleh karyawan, bagaimana mereka mengerjakan, dan kondisi dimana tugas itu dikerjakan. Deskripsi pekerjaan akan lebih kuat sekiranya mengikuti pedoman berikut ini :

1.       Terfokus pada muatan pekerjaan ;

2.       Menentukan keluaran pekerjaan ;

3.      Menghindari bahasa yang kabur ;

4.      Membuata peringkat komponen pekerjaan dalam urutan signifikansi dan waktu yang digunakan untuknya ;

5.      Gunakan deskripsi yang terpisah untuk setiap posisi.

 

BAB III

STUDI KASUS

A.     Kasus/Permasalahan

John bekerja di sebuah perusahaan swasta yang bergerak di bidang Tour and Travel. Perusahaan tersebut mempekerjakan 60 (enam puluh) karyawan yang terbagi dalam 5 (lima ) divisi. Dia sudah bekerja di perusahaan tersebut selama 6 (enam) bulan. Sebelumnya, dia bekerja di sebuah perusahaan penerbangan internasional yang sangat terkenal dengan jabatan sebagai “Reservation & Ticketing Supervisor”. Tergiur oleh gaji yang tinggi, John tanpa pikir panjang langsung menerima tawaran untuk bekerja di perusahaan tersebut dengan jabatan sebagai “Sales Supervisor”. Apa yang dialaminya kemudian membuat dia berada dalam kegundahan yang mendalam karena merasa pekerjaan yang dijalaninya tidak sesuai nama jabatan dan apa yang dibicarakan pada waktu wawancara kerja. Selain itu ia tidak merasa menemukan kecocokan antara pekerjaan dengan kepribadiannya. Sampai sekarang dia tidak mengetahui secara pasti apa ruang lingkup pekerjaan yang harus dilaksanakannya, sehingga evaluasi kinerjanya menujukkan hasil yang tidak menggembirakan. Setiap kali ia mempertanyakan uraian jabatan kepada atasanyya, maka jawaban yang diterima adalah perusahaan tidak merasa perlu untuk membuat uraian jabatan dan spesifikasi jabatan karena menganggap bahwa semua karyawan pasti tahu apa yang dikerjakan. Kondisi ini terasa sangat kontras dengan apa yang pernah dialami John di perusahaan sebelumnya, dimana segala sesuatu telah dijabarkan secara tertulis dan sangat luas ringkup pekerjaannya. Karena merasa sangat sulit untuk menyesuaikan diri dengan kondisi tersebut maka John dengan berat hati akhirnya mengundurkan diri dari perusahaan setelah bekerja selama 7 (tujuh) bulan. Jika Anda ada di posisi John apa yang Anda lakukan?

B.      Analisa

Jika saya berada di posisi John maka yang seharusnya saya lakukan adalah apabila saya sudah merasa nyaman dengan pekerjaan saya, apalagi spesifikasi jabatan dan uraian pekerjaan sudah sangat jelas serta pekerjaan tersebut sudah membuat saya sangat nyaman karena sesuai dengan kepribadian saya, maka walaupun saya mendapat tawaran pekerjaan dengan gaji yang lebih tinggi dari perusahaan tempat saya bekerja, saya tidak akan dengan mudah untuk memutuskan mengundurkan diri dari perusahaan ini dan kemudian menerima pekerjaan yang baru. Karena bagi saya hal yang paling penting adalah saya sudah merasa nyaman bekerja di perusahaan ini. Tingkat kenyamanan seseorang dalam bekerja tidak mudah didapatkan, saya lebih memilih bekerja di perusahaan yang memberikan saya tingkat kenyamanan yang tinggi walaupun gaji tidak terlalu tinggi dibandingkan harus bekerja dengan dengan gaji yang tinggi tetapi tingkat tekanan dalam bekerja juga tinggi. Jika memang sudah terlanjur mengambil keputusan untuk mengundurkan dari perusahaan pertama dan bergabung dengan perusahaan baru ini, tetapi ternyata keadaan di perusahaan baru tidak sebaik di perusahaan pertama, yaitu spesifikasi jabatannya tidak jelas, tidak ada uraian pekerjaan secara jelas, ditambah pekerjaan yang dilakukan tidak sesuai dengan kepribadian diri saya, maka satu hal yang pasti adalah saya tidak akan merasa nyaman dengan situasi dan kondisi tersebut. Maka semaksimal mungkin saya akan bertahan dengan melakukan penyesuaian diri dengan lingkungan pekerjaan dan kondisi pekerjaan seperti itu, dan jika tenyata dengan berjalannya waktu saya tetap tidak bisa dan tidak mampu bertahan dengan keadaan tersebut maka keputusan yang saya ambilpun akan seperti seperti Jhon, akan mengundurkan diri dari perusahaan tersebut dan mencari pekerjaan yang lebih baik. Dan satu hal yang pasti kejadian tersebut akan saya jadikan contoh dan pengalaman agar tidak terjadi kembali dalam kehidupan saya, yaitu tidak akan mengambil keputusan secara spontan yang membuat hati dan perasaan tidak nyaman bekerja dengan kondisi seperti diatas. Dan saya pun tidak mau bekerja di perusahaan yang tidak memiliki spesifikasi jabatan yang jelas, uraian pekerjaan yang juga tidak jelas, dan pekerjaan yang tidak sesuai dengan kepribadian diri saya. Sebab, jika suatu perusahaan tidak memiliki speesifikasi jabatan dan uraian pekerjaan yang tidak jelas maka hasil kinerja seorang karyawan pun tidak akan maksimal.

BAB IV

Evaluasi Teori

A.     Evaluasi Teori

Analisa jabatan adalah menempatkan orang yang tepat pada suatu pekerjaan tertentu sesuai dengan kemampuan, keahlian, dan pengalaman dalam melakukan suatu pekerjaan. Jadi dalam hal ini dapat menghindari hal-hal yang kurang menguntungkan bagi perusahaan ,seperti seringnya mengganti atau menempatkan orang yang kurang tepat untuk suatu jabatan di dalam organisasi/peruhasaan.

Analisa jabatan sangat penting bagi organisasi/perusahaan karena penempatan tenaga kerja juga mempengaruhi proses kerjaan, hasil pekerjaan, dan apa yang akan di dapatkan oleh perusahaan.

B.      Alat Ukur

Alat ukur yang digunakan dalam analisa jabatan bermacam-macam. Dalam analisa jabatan ini dapat menggunakan lebih dari satu alat ukur agar hasil yang didapatkan lebih tepat sasaran. Alat ukur yang digunakan yaitu seperti :

1.       Kuisioner (angket) ;

2.       Wawancara ;

3.      Buku harian/buku catatan ;

4.      Observasi, dll (seperti yang sudah dijelaskan pada Metode analisa jabatan).

BAB V

KESIMPULAN

A.     Kesimpulan

Analisis pekerjaan bisa dikatakan sebagai mata panah dan ujung tombak dari berbagai fungsi sumber daya manusia, kebutuhan tentang keeakurasian dan keaktualisasian setiap posisi di dalam suatu organsasi. Seorang spesialis sunber daya manusia harus bisa memastikan bahwa dalam pelaksanaan analisis jabatan akan memberikan keakurasian informasi kepada manajer, dan pemegang jabatan. Isi analisis pekerjaan berisi deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, dan standar kinerja pekerjaan. Ketika analisa pekerjaan hasilnya tidak akurat maka dapat dipastikan manajer atau spesialis sumber daya manusia akan menetapkan kriteria yang kurang tepat untuk rekrutmen atau seleksi. Analisis pekerjaan yang buruk akan menyebabkan ketidak akuratan evaluasi pekerjaan evaluasi pekerjaan dan mengakibatkan berbagai keputusan kompensasi yang kurang tepat. Analisis pekerjaan yang tidak sempurna dapat mengakibatkan evaluasi kinerja yang tidak lengkap atau tidak akurat. Maka dari itu manajer harus membuat suatu sistem untuk meninjau deskripsi pekerjaan yang ada, mengumpulkan data sehingga manajer bisa memutakhirkan deskripsi, dan merevisi secara berkala dokumen-dokumen yang ada. Dengan analisa jabatan maka kita akan dapat memperoleh informasi tentang uraian pekerjaan, uraian jabatan, spesifikasi pekerjaan, dan evaluasi pekerjaan pada perusahaan tersebut.

Read Full

ANALISA JABATAN REKRUTMEN

A.    Latar Belakang
Setiap organisasi tetunya mempunyai berbagai tujuan yang hendak dicapai. Tujuan tersebut diraih dengan mendayagunakan sumber-sumber daya yang ada. Kendati berbagai sumberdaya yang ada penting bagi organisasi, satu-satunya faktor yang menunjukkan keunggulan kompetitif potensial adalah sumber daya manusia dan bagaimana sumber daya itu dikelola (Henry Simamora, 2006;4)
Menurut Homawan Sutanto dalam artikelnya tantang analisa jabatan mengatakan bahwa salah satu tugas manajemen adalah untuk mendayagunakan sumber daya manusia yang dimilki secara optimal. Pendayagunaan ini sering berarti mengupayakan agar sumber daya manusia itu mampu dan mau bekerja secara optimal demi tercapainya tujuan organisasi. Manusia akan mau dan mampu untuk bekerja dengan baik bilamana ia ditempatkan pada posisi dengan jabatan yang sesuai menurut minat dan kemampuanya serta bilamana ia bisa memenuhi kebutuhannya dengan melakukan pekerjaan itu.
Tanpa pengatahuan yang memadai tetang apa yang dilakukan oleh para karyawan atas pekerjaannya, organisasi tidak akan dapat membentuk prosedur seumber daya manusia yang efektif untuk memilih, mempromosikan, melatih, menilai dan memberikan kompensasi kepada karyawan (Henry Simamora, 2006; 77). Hal ini mengakibatkan pengkajian dan pemahaman pekerjaan melalui proses yang disebut analisis pekerjaan merupakan bagian vital dari setiap program manajemen sumber daya manusia.
Analisis jabatan memang sangat penting dalam organisasi untuk menempatkan orang pada suatu jabatan/pekerjaan tertentu. Namun kenyataannya ada organisasi yang tidak merasa perlu untuk membuat uraian jabatan dan spesifikasi jabatan karena beranggapan bahawa semua karyawan pasti tahu apa yang harus dikerjakan. Hal ini terkadang memebuat kegundahan yang sangat mendalam pada karyawan karena merasa pekerjaan yang dijalaninya tidak sesuai dengan apa yang dibayangkan, selain itu karyawan terkadang merasa tidak menemukan kecocokan antara pekerjaan dengan kepribadiannya sehingga evaluasi kenirjanya juga menunjukan hasil yang tidak mengembirakan.
Kenyataan tersebut mungkin tidak asing karena hal ini mengkin dianggap wajar mengingat bahwa dimasa krisis seperti sekarang ini banyak perusahaan yang melakuana efisiensi dengan mempekerjakan satu orang untuk beberapa bidang pekerjaan sekaligus. Sehingga sulit membuat uraian jabatan karena nama jabatan sering tidak nyambung dengan pekerjaan sehari-hari. Apalagi ditambah kenyataan yang menunjukan bahwa perusahaan masih tetap bisa survive meskipun tanpa uraian jabatan secara tertulis.
B.    Permasalahan
Dari latar belakang diatas terdapat permasalahan yang menarik untuk dikaji adalah:
1.    bagaimana menentukan orang yang tepat untuk mengisi suatu jabatan jika jabatan tersebut tidak dibuat dalam suatu batasan yang jelas yang menyangkut ruang lingkup jabatan dan spesifikasi si pemegang jabatan?.
2.    Lalu apa yang bisa dijadikan dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan karyawan.
BAB II
PEMBAHASAN
Permasalahan yang diungkapkan diatas yang mendasari adanya suatu analisis jabatan sebagai alat untuk menghasilkan uraian jabatan dan spesifikasi jabatan yang sangat bermanfaat bagi proses pengembangan SDM secara keseluruhan karena sangat sulit mementukan orang untuk mengisi suatu jabatan dimana jabtan tersebut tidak dibuat dalam suatu batasan yang jelas yang menyangkut ruanglingkup jabatan dan spesifikasi jabatan. Seperti yang diungkapkan Robert S. Redmond (1997; 12) bahwa tidak seorangpun dapat menjamin keberhasilan dalam rekrutmen jika tidak adanya analisa pekerjaan yang memadai namun  risiko kegagalan akan senantiasa berkurang jika terdapat gambaran yang jelas mengenai setiap segi dari suatu jabatan.
A.    Rekrutmen dan Seleksi
Rekrutmen adalah proses mencari, menemukan, mengajak dan menetapkan sejumlah orang dari dalam maupun dari luar perusahaan sebagai calon tenaga kerja dengan kreteria tertentu seperti yang telah ditietapkan dalam perencanaan sumberrdaya manusa. Hasil yang didapatkan dari peoses rekrutmen adalah sejumlah tanaga kerja yang akan memasuki proses seleksi, yakni proses untuk menentukan kandidat yang paling layak untk mengisi jabatan yang tersedia di perusahaan (Sadili Samsudin, 2006; 89)
Rekrutmen adalah proses mendapatkan sejumlah calon tenaga kerja yang kualifaid untuk jabatan/pekerjaan tertentu delam suatu organisasi atau perusahaan. Menurut Sadili Samsudin (2006; 81) yang dikutip dari Stoner (1995) mendifinisikan rekrutmen sebagai berikut  ”The recruitment is the development of a pool of job candidates in accordance with a human resource plan” artinya rekrutmen adalah proses pengumpulan calon pemegang jabatan yang sesuai dengan rencana sumber daya manusia untuk menduduki suatu jabatan tertentu.
Tujuan dari rekrutmen adalah mendapatkan calon karyawan sebanyak mungkin sehingga memungkinkan pihak manajemen (recruiter) untuk memilih atau menyeleksi calon sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Semakin banyak calon yang berhasil dikumpulkan maka akan semakin baik karena kemungkinan untuk mendapatkan calon terbaik akan semakin besar. Proses pemilihan atau penyeleksian karyawan/pegawai disebut dengan proses seleksi. Definisi tersebut dikemukakan oleh Sadili Samsudin (2006; 81) yang dikutip dari Koontz & Weihrich (1990) sebagai berikut: “Selection is the process of choosing from among candidates, from within the organization or from the outside, the most suitable person for the current position or for the future positions” .
Sebelum karyawan dapat direkrut untuk mengisi suatu jabatan tertentu, recruiter harus memiliki gambaran yang jelas tentang tugas-tugas dan kewajiban yang dipersyaratkan untuk mengisi jabatan yang ditawarkan. Oleh sebab itu analisis jabatan merupakan langkah pertama dalam proses rekrutmen dan seleksi. Sekali suatu jabatan telah dianalisis, maka uraian atau pernyataan tertulis tentang jabatan dan posisi jabatan tersebut dalam perusahaan/organisasi akan tertuang dengan jelas. Uraian atau pernyataan tertulis tersebut dinamakan uraian jabatan (Job Description). Jika uraian jabatan telah tersusun dengan baik, maka spesifikasi jabatan atau disebut juga “hiring specification” akan mulai dikembangkan. “Hiring specification didefinisikan sebagai suatu uraian tertulis tentang pendidikan, pengalaman, dan ketrampilan yang diperlukan untuk dapat mengisi suatu jabatan tertentu sehingga dapat berfungsi dengan efektif”. Job Description dan Hiring Specification inilah yang seharusnya dijadikan informasi dasar untuk memulai proses rekrutmen dan seleksi dan penempatan (Johanes Papu, 2008)
Dalam upaya rekrutmen tenaga kerja untuk kepentingan oeganisasi maka organisasi perlu menentukan sifat dan keadaan jabatan yang akan dipangku oleh orang-orang yang diperlukan oleh organisasi. Dengan kata lain, perlu dilaksanakan auatu analisis jabatan atau pekerjaan yang akan menghasilkan diskripsi jabatan atau pekerjaan amaupun speseifikasi jabatan atau pekerjaan.

B.    Analisis Jabatan
Tujuan dari rekrutment, seleksi dan penempatan adalah mencocokkan (to match) antara karakteristik individu (pengetahuan, ketrampilan, pengalaman, dan lain-lain) dengan persyaratan jabatan yang harus dimiliki individu tersebut dalam memegang suatu jabatan. Kegagalan dalam mencocokkan kedua hal tersebut dapat menyebabkan kinerja karyawan tidak optimal dan kepuasan kerja sangat rendah, sehingga tidak jarang hal ini membuat individu dan organisasi menjadi frustrasi. Dalam usaha mencari individu yang tepat dan sesuai untuk jabatan tertentu maka pihak manajemen harus melakukan pengukuran (assessment) terhadap tuntutan-tuntutan (demands) dan persyaratan-persyaratan (requirements) dari jabatan tersebut. Proses pengukuran kegiatan-kegiatan yang ada dalam suatu jabatan tersebut dinamakan Analisis Jabatan (Johanes Papu, 2008).
Analisis jabatan merupakan hal mendasar dalam proses pengembangan sumber daya manusia. Tanpa adaya data yang akurat tentang profil dari masing-masing jabatan, jenis-jenis kemampuan dan ketrampilan yang dibutuhkan, serta pengalaman dan pendidikan yang dipersyaratkan untuk menduduki jabatan tersebut, maka proses pengembangan sumber daya manusia akan menjadi sulit. Rekrutmen, seleksi dan penempatan akan timpang karena tidak diimbangi informasi yang memadai dan akurat, pengembangan dan pelatihan mungkin tidak dapat mencapai tujuan, begitu juga halnya dengan manajemen penilaian kinerja.
Secara umum analisis jabatan merupakan suatu proses untuk mengidentifikasi dan menentukan secara rinci tugas-tugas (duties) dan persyaratan dari suatu jabatan tertentu. Stephen Robbin dalam Johanes Papu (2008) mendefinisikan analisis jabatan sebagai suatu bentuk pengembangan uraian terperinci dari tugas-tugas yang harus dilakukan dalam suatu jabatan, penentuan hubungan dari satu jabatan dengan jabatan lain yang ada, dan penentuan tentang pengetahuan, ketrampilan, dan kemampuan-kemampuan lain yang diperlukan karyawan untuk melakukan pekerjaan secara efisien dan efektif.
Pengertian analisis jabatan atau pekerjaan meurut Sadili Samsudin (2006; 64) adalah sebagai berikut
1.    proses menghimpun informasi setiap jabatan atau pekerjaan yang berguna mewujudkan tujuan bisnis sebuah perusahaan
2.    proses menghimpun dan mempelajari  berbagai informasi yang berhubungan dengan pekerjaan secara operasional beserta tanggung jawabnya
3.    kegiatan menghimpun dan menyusun informasi berkenaan dengan tugas, jenis pekerjaan dan tanggung jawab yang bersifat khusus
Dari beberapa definisi di atas dapat disimpulkan bahwa analisis jabatan merupakan suatu proses pengumpulan dan pencatatan informasi terpercaya dan sahih dengan suatu prosedur tertentu terhadap suatu jabatan tertentu dan persyaratan-persyaratan yang harus dimiliki oleh si pemegang jabatan. Termasuk disini adalah:
1.    Semua tugas, kegiatan dan tanggungjawab
2.    Pengetahuan, kemampuan, ketrampilan dan karakter-karakter lain yang dibutuhkan oleh si pemegang jabatan agar dapat bekerja dengan efektif
3.    Alasan terhadap adanya suatu jabatan tertentu dan apa yang membuatnya berbeda dari jabatan yang lain
4.    Standard kerja atau target yang dapat dijadikan dasar untuk mengukur kinerja.
Satu konsep yang penting dalam analisis jabatan adalah bahwa analisis dilakukan terhadap jabatan (the job), bukan terhadap orang (person). Meskipun data diperoleh dari si pemegang jabatan (incumbent) melalui pengamatan, wawancara atau pun kuestioner/angket, produk yang menjadi hasil analisis jabatan adalah berupa uraian jabatan (job description) atau spesifikasi jabatan (specifications of the job), bukan suatu uraian tentang orang (description of the person).
Uraian Jabatan (Job description). Adalah suatu pernyataan tertulis yang berisi uraian atau gambaran tentang apa saja yang harus dilakukan oleh si pemegang jabatan (jobholder/incumbent), bagaimana suatu pekerjaan dilakukan dan alasan-alasan mengapa pekerjaan tersebut dilakukan. Uraian tersebut berisi tentang hubungan antara suatu posisi tertentu dan posisi lainnya di dalam dan di luar organisasi dan ruang lingkup pekerjaan dimana si pemegang jabatan diharapkan dapat memberikan kontribusi dalam mencapai tujuan yang ditetapkan oleh divisi/unit kerja atau tujuan organisasi secara keseluruhan.
Spesifikasi Jabatan (Job specification). Adalah suatu pernyataan tentang kemampuan, ketrampilan, pengetahuan dan sikap-sikap yang dibutuhkan agar dapat bekerja secara efektif, lengkap dengan kualifikasi khusus, pengalaman atau hal-hal lain yang berhubungan dengan pekerjaan yang harus dimiliki oleh seseorang sebelum menduduki jabatan tertentu. Spesifikasi jabatan sangat berguna dalam mencocokkan seseorang dengan posisi atau jabatan tertentu, dan mengidentifikasi pelatihan dan pengembangan yang dibutuhkan.
C.    Pentingnya Analisis Jabatan dalam Rekrutmen, Sekesi dan Penempatan
Gagalnya perusahaan memperoleh gambaran obyektif tentang suatu jabatan dapat terlihat pada iklan-iklan lowongan pekerjaan yang dimuat di majalah, surat kabar, website atau media online yang lain. Dalam iklan-iklan tersebut seringkali terdapat ketidakjelasan tentang jabatan yang dibutuhkan, memuat informasi yang tidak relevan, tidak terlihat kualifikasi mendasar yang dibutuhkan untuk jabatan tersebut, dan sebagainya yang pada akhirnya menarik banyak calon/pelamar yang tidak qualified. Kesalahan atau kelalaian dalam membuat analisis jabatan terlihat juga pada materi test dan wawancara dengan si pelamar.
Materi test yang dibuat seringkali tidak berhubungan dengan pekerjaan yang akan dilakukan di calon karyawan. Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan dalam wawancara pun seringkali tidak relevan atau bahkan tidak menyentuh kualifikasi yang esensial dari suatu jabatan sehingga akhirnya berpengaruh terhadap kualitas karyawan. Tentu saja mustahil untuk mendapatkan pegawai terbaik tanpa mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang tepat dan relevan.
Kenyataan-kenyataan tersebut di atas menunjukkan betapa penting pemahaman terhadap persyaratan-persyaratan jabatan guna mendapatkan karyawan yang tepat sehingga dapat bekerja secara efektif. Semua informasi akurat yang memuat persyaratan jabatan hanya akan diperoleh jika dilakukan analisis jabatan secara sungguh-sungguh. Dengan melakukan analisis jabatan yang sungguh-sungguh maka akan diperoleh manfaat antara lain (Johanes Papu, 2008):
1.    Bahan rujukan dalam pembuatan iklan lowongan
2.    Penyusunan persyaratan jabatan
3.    Membantu menentukan besarnya imbalan yang akan diterima pemegang jabatan
4.    Bahan untuk pengembangan materi wawancara
5.    Bahan untuk pengembangan alat test
6.    Bahan untuk pengembangan formulir evaluasi
7.    Bahan orientasi bagi karyawan baru

BAB III
REKOMENDASI
Dari uraian-uraian tersebut dapat direkomendasikan bahwa untuk menetukan suatu standar personal yang dibutuhkan suatu organisasi ditempuh dengan cara yang sistematis antara lain dengan analisis jabatan yang pada dasarnya merupkan langkah-langkah untuk menuntaskan penentuan standar personal yang berkualitas yang dimaksud.
Tidak juga bisa dipungkiri bahwa kesuksesan untuk memperoleh calon karyawan yang tepat pada proses rekrutmen dan seleksi akan sangat ditentukan oleh keahlian dan pengalaman dari si recruiter. Namun mengingat kondisi perusahaan-perusahaan di Indonesia yang seringkali tidak menggunakan orang-orang ahli dan berpengalaman dalam proses rekrutmen dan seleksi, maka panduan tentang persyaratan-persyaratan jabatan mutlak diterbitkan sebagai panduan bagi si recruiter dan pihak manajemen agar sesuai dengan program pengembangan SDM yang telah direncanakan (Johanes Papu, 2002).
Pada skema dibawah ini akan diperlihatkan hugungan antara analisis pekerjaan, perencanaan pegawai, rekrutmen dan seleksi

Sumber : (Henry Simamora, 2006; 170)
Dalam sekema tersebut terlihat jelas bahwa analisis jabatan ikut menjadi dasar penting dalam rekrutmen dan seleksi sehingga dapat direkomendasikan bahwa sebelum melakukan rekrutmen dan seleksi terlebih dahulu harus dilakukan analisis pekerjaan dengan sebaik-baiknya.

Read Full